La forma en la que una organización guarda su documentación suele ir evolucionando de la misma manera que lo hace su negocio. El escenario más común que solemos encontrar es que la organización haya empezado a almacenar su documentación en un sistema de archivos en red, creando distintos niveles de carpetas jerárquicas: por departamento, por área, por año, por proyecto, etc.
Inicialmente puede ser una opción válida, pero ante el aumento de negocio y documentación, empiezan a aparecer los primeros “problemas”: alta dedicación para administrar el sistema, complicaciones en la gestión de permisos, dificultad para encontrar documentación y nulo control de cambios y versiones, entre otros.
Y, junto con estos “problemas”, la búsqueda de soluciones. En anteriores entradas de este blog os hemos hablado de los beneficios de SharePoint para una gestión documental fácil, sencilla y muy potente, pero ¿cómo comenzamos? ¿cuáles son los pasos más idóneos para una migración a SharePoint?
Preparando la migración a SharePoint: análisis inicial del entorno actual
Antes de comenzar la migración es necesario realizar un análisis del entorno actual para conocer:
- Qué tipos de documentos hay almacenados
- Cómo están estructurados
- Qué es necesario migrar y qué ha quedado obsoleto
- Quién es el propietario de la documentación y con quién la comparte (modo colaboración/lectura).
- Qué mejoras o nuevas funcionalidades podemos aplicar
Este análisis previo, fundamental para que la migración sea un éxito, marcará las pautas para la definición de la arquitectura necesaria para la configuración inicial de nuestra plataforma SharePoint, permitiendo definir:
- Topología de la granja: número de servidores y dimensionamiento, para entornos onPremise.
- Aplicaciones web, Colecciones de sitio y Sitios
- Servicios: servicio de metadatos administrados, servicio de sincronización de perfiles de usuario, servicio de búsqueda…
- Grupos de usuarios
- Listas y bibliotecas
- Columnas de sitio y Tipos de contenido
- Flujos y Eventos: flujos de aprobación, alertas, lógica de negocio.
- Posibles integraciones con terceros: integraciones con ERP corporativo, ERP de RRHH…
- Herramientas y soluciones adicionales: posibles herramientas de terceros o desarrollos necesarios para cubrir todas las necesidades funcionales que no ofrezca la plataforma de forma nativa.
¿Listos para migrar a SharePoint? Confirmación de la estructura definida
Quien mejor puede darnos una visión detallada de la forma y método de trabajo de la plataforma son los propietarios de la información y/o documentación. Será necesario definir ciertos “Usuarios clave” por Área/Departamento que nos sirvan de apoyo para validar la información recopilada y:
- Revisar documentación útil y viva: es posible que haya documentación que se haya quedado obsoleta y no sea necesario migrar.
- Revisar documentación que surge de plantillas y/o que necesiten tener un formato específico.
- Revisar el uso de listas: suelen existir documentos Excel que son simples listados, trasladables a una lista pudiendo aprovechar los beneficios de éstas.
- Confirmar la estructura inicial planteada (sitios, listas, bibliotecas, grupos de usuario) y ajustarla a sus requerimientos específicos.
- Definir plan de migración: qué documentación es más crítica o importante, con qué documentación comenzar según necesidades, …
- Explicar y definir cómo trabajar en la nueva plataforma.
Técnicamente, en este punto, será necesario definir:
- Metadatos por cada tipo de documento: información para categorizarlos y etiquetarlos.
- Búsquedas y refinadores: etiquetas por las que buscar.
- Flujos de trabajo específicos para implementar lógica de negocio del área o departamento.
Es importante remarcar que uno de los puntos fundamentales que pueden hacer fracasar un proyecto de migración es no planificar una correcta gestión del cambio. Los usuarios van a empezar a trabajar de una forma totalmente distinta a como están acostumbrados, por lo que explicarles cómo es esta nueva forma de trabajo, qué beneficios van a obtener y acompañarlos en este paso, es, sin duda, fundamental.
Configuración de nuevo entorno y migración a SharePoint
Con toda la información necesaria recopilada y validada por usuarios finales, es momento de comenzar a configurar el nuevo entorno y dejarlo preparado para la migración:
- Instalación y configuración del entorno SharePoint: entornos online (Office 365) u onPremise (SharePoint Server).
- Instalación y configuración de servidor de base de datos
- Plan de copias de seguridad y respaldo
¡Ahora sí está todo listo para comenzar la migración!
Volveremos a necesitar el apoyo de nuestros “Usuarios clave” para que, junto a nosotros:
- Informar de los sitios migrados, posibles tiempos de inactividad del viejo/nuevo entorno durante la migración y plazos previstos.
- Obtener feedback de los usuarios para apoyar cualquier punto problemático.
- Y, como hemos hecho hincapié antes, proporcionar la mejor experiencia posible a los usuarios durante y tras la migración.
En Hiberus somos proveedores de Microsoft SharePoint. tenemos el conocimiento y la capacidad para analizar, diseñar y acompañarte en el proceso completo de migración a SharePoint. ¿Podemos ayudarte? ?
Hola M. Jose, me estoy iniciando en el Sharepoint, y me gustaría crear en mi empresa una intranet. No se si me puedes recomendar algún libro o tutorial para ayudarme en dicho proceso. También estoy leyendo en internet que muchas empresas lo utilizan de gestor documental. En mi empresa se utiliza mucho papel y uno de mis objetivos es informatizarlo. No se si la capacidad de Sharepoint es buena para mucha documentación.
Cualquier detalle me servirá para ampliar mis conocimientos sobre el tema.
Gracias de antemano.
saludos.