“¿Puedo utilizar SharePoint como mi gestor documental, sustituyendo mi actual repositorio de documentos?”, “¿Qué beneficios puedo obtener por centralizar mi gestión documental en SharePoint de Office 365?”, “¿Cómo puedo/tengo que afrontar el cambio?”.
Son muchas las preguntas que una compañía se plantea a la hora de elegir SharePoint como gestor documental. Cuando se trata de organizar documentos existen muchas opciones que dependen de la necesidad particular de cada negocio, sin embargo, es esencial seguir unas “buenas prácticas” o recomendaciones iniciales que, sin duda, facilitarán el proceso. Pero ¿por dónde empezamos?
¿Realmente necesitas migrar a SharePoint todo tu sistema de archivos?
Si esta pregunta la planteamos a los usuarios finales, la respuesta siempre va a ser: “Hay que guardarlo todo, por si acaso luego lo necesitamos” ?. Sin embargo, debemos hacer un ejercicio previo de revisión para limpiar y discriminar lo que realmente es necesario migrar.
- Sólo debemos migrar documentos activos. No necesitamos migrar archivos de registro de hace 10 años. Tampoco necesitamos migrar contenido que ni siquiera sabemos qué es.
- Debemos migrar versiones recientes. SharePoint ofrece un sistema de control de versiones, así que nada de migrar “Documento.v1”, “Documento.v2” o “Documento.v3”. Mucho mejor comenzar en un entorno limpio.
¿Se va a mantener mi actual estructura de archivos?
No es necesario mantener la misma estructura de archivos actual. Para implementar una estructura eficaz debemos empezar a pensar en la forma de trabajar con SharePoint y que, trasladado a nuestra “vida real”, podría resumirse en lo siguiente:
Es importante pararse a pensar en cómo configurar y organizar sitios y bibliotecas: por ejemplo, se pueden utilizar bibliotecas por proyecto en un sitio de grupo o bibliotecas por producto en un sitio de proyecto. Las posibilidades son infinitas y las herramientas para trabajar con documentos en SharePoint también, así que es conveniente tener claro cómo se van a utilizar cada una de ellas.
Para plantear y crear una nueva estructura funcional es importante pensar en qué documentos son de trabajo diario, que no vamos a compartir con nadie y que pueden estar organizados a nuestro criterio, y qué documentos que sí que necesitamos publicar o compartir.
¿Qué características ofrece SharePoint?
1. Control de versiones
El control de versiones es, sin duda, una de las herramientas más útiles en SharePoint: permite ver qué cambios se han producido en los documentos, mostrando el número de versión y tamaño de cada documento, quién y cuándo realizó el último cambio y ver y/o restaurar cualquier versión anterior.
2. Protección y desprotección
¿Qué ocurre si necesito trabajar en exclusiva con un documento y que nadie más lo pueda modificar mientras tanto? La característica de protección y desprotección lo permite: permite la edición de un documento para un usuario concreto que debe volver a “protegerlo” o publicarlo al terminar de trabajar con él para hacerlo visible al resto.
Es necesario e importante analizar cuándo una biblioteca debe configurase para utilizar esta funcionalidad porque contradice los principios básicos de colaboración, aunque puede ser útil en algunos escenarios.
3. Coautoría
La coautoría permite editar un mismo documento por varios usuarios al mismo tiempo. Permite, en ciertos casos, ver lo que otros usuarios están modificando “en vivo”, mostrando un cursor con el nombre del usuario que está realizando el cambio, o ver los cambios que se han producido al actualizar el contenido. Está disponible para documentos Word, Excel, PowerPoint y OneNote.
4. Metadatos
¿Qué ocurre si, además de mi organización por carpetas, necesito categorizar mis documentos? Por ejemplo, clasificar documentación por tipo de documento, por año o por producto. La organización por carpetas, en este caso, no sería suficiente ni efectiva, por lo que deberíamos utilizar metadatos para etiquetar documentos y que nos sirvan, posteriormente, para filtrar o buscar.
Es necesario dedicar tiempo y esfuerzo en analizar los metadatos necesarios para cada tipo de documento. Hacerlo de forma arbitraria puede marcar la diferencia entre tener un gestor documental funcional o, todo lo contrario.
5. Búsquedas
Uno de los puntos imprescindibles será como buscar documentos en SharePoint. La búsqueda es un punto muy importante y complejo y, para explotarla al máximo, es necesario saber cómo configurarla. SharePoint permite configurar ámbitos de búsqueda, para acotar los orígenes de datos en los que buscar, y paneles de refinadores, metadatos navegables que permiten ir filtrando los resultados de búsqueda obtenidos.
6. Vistas
Las bibliotecas de documentos permiten filtrar, ordenar y agrupar archivos por metadatos para ver la documentación que necesitas ver, cómo deseas verla. Por ejemplo, puede ser común que un usuario necesite ver la documentación de una biblioteca de “Actas” agrupada por año y ordenada por departamento mientras que para otro resulte mucho más intuitiva una vista agrupada por departamento y ordenada por año.
SharePoint permite guardar esa configuración en lo que, en SharePoint, se denominan “vistas” públicas o personales (solo disponibles para el usuario que la crea).
7. Alertas
¿Cómo puedo estar al tanto de los cambios que se producen en los documentos más relevantes de mi organización? ¿O saber si alguien ha modificado algún archivo que yo he creado? SharePoint permite la suscripción a alertas para que, ante cualquier cambio en una biblioteca o archivo, se reciban correos electrónicos automáticos y personalizables que informan del cambio.
Como buena práctica, especial atención a cuántas alertas nos suscribimos: se trata de recibir notificaciones útiles y no de terminar configurando reglas para mover esos avisos a una carpeta y no prestarles atención.
Hay muchas otras características y opciones igual de interesantes que podríamos comentar sobre la Gestión documental y SharePoint. Por ello, es importante entender que, para obtener un gestor documental que cumpla nuestras expectativas funcionales, es necesario dedicar tiempo a ver qué necesitamos y cómo lo necesitamos.
SharePoint y Atlas Automate
SharePoint se integra con nuestro software de gestión documental, Atlas Automate, para simplificar los procesos contractuales, mejorar la comunicación y la coordinación, y garantizar el cumplimiento de las políticas de seguridad de la empresa. De esta manera, se obtienen funcionalidades y ventajas como las siguientes:
- Acceso rápido a los contratos al estar centralizados en un único lugar en la nube
- Mejora de la comunicación y la coordinación entre los equipos que se encargan de gestionar los contratos gracias a la posibilidad de compartir documentos
- Mayor agilidad en la aprobación y revisión de contratos, lo que se traduce en una gestión eficiente y fluida
- Protección de los contratos importantes gracias a la sólida infraestructura de seguridad y control de acceso que ofrece SharePoint
- Posibilidad de establecer permisos de usuario y roles personalizados para restringir el acceso a los documentos, garantizar la confidencialidad y cumplir con las políticas de seguridad de la empresa
En hiberus analizamos, definimos e implementamos la mejor experiencia para tu gestor documental en SharePoint. Somos proveedores de SharePoint y Office 365. Si tienes alguna duda, no dudes en preguntarnos, seguro que podemos ayudarte. Y, si quieres saber más sobre nuestra solución de gestión documental, solicita una demo y te enseñaremos todo lo que puede ofrecerte.
No sé si es el mejor gestor documental o no. Pero independientemente de elegir Sharepoint u otro, la realidad es que los gestores documentales son a estas alturas fundamentales. La empresa lo nota mucho en términos de eficiencia.
Muy buen post. Muy importante realizar una correcta gestión documental.