Microsoft Dynamics 365 Business Central es más que un cambio de denominación comercial del ERP de Microsoft conocido anteriormente Navision o NAV, en sus distintas versiones.
De hecho es bastante más, la significativa evolución tecnológica realizada en Business Central puede llevar a las empresas y organizaciones a plantearse si ha llegado la hora de afrontar una migración a esta última versión del ERP.
Estas son algunas de las razones para tomar la decisión de llevar a cabo dicha migración:
Comodidad y sencillez de acceso a Dynamics 365 Business Central: el cliente web
Tradicionalmente, el acceso de los usuarios a Navision / NAV se ha llevado a cabo mediante un cliente denominado “clásico”, que implicaba la ejecución en cada puesto de trabajo de un programa de instalación de dicho cliente, y este hecho generaba dos dependencias limitativas:
- La relación restrictiva entre las versiones del sistema operativo y las del ejecutable de Navision / NAV llevaba a renovaciones de equipos al implantar una nueva versión del ERP, o a la necesidad de trabajo mediante máquinas virtuales en equipos con versión del sistema operativo más moderna que las que soporta el cliente Navision / NAV.
- La adquisición de nuevos equipos o la incorporación de nuevos usuarios, implicaba la dependencia del personal interno (IT) o externo (partner de Microsoft) con conocimientos del procedimiento de instalación del ejecutable.
El acceso a Dynamics 365 Business Central se lleva a cabo mediante un cliente web a través de un navegador. Esto hace posible en acceso a la aplicación desde cualquier lugar y en cualquier momento.
La gestión de la empresa en cualquier dispositivo de la organización
El diseño “responsive” de Business Central hace posible trabajar en la aplicación en todo tipo de dispositivos Windows, Android e iOS.
- Equipos de sobremesa y portátiles.
- Tabletas.
- Smartphones.
Amplia solidez funcional
En la evolución desde Navision / NAV a Business Central se cumple el principio de conservación de funcionalidades, en los siguientes sentidos:
- No solo no se han descatalogado funcionales existentes en versiones anteriores, sino que se han mejorado (gestión de proyectos, costes de productos, etc.) o han aparecido nuevas (flujos de trabajo de los usuarios, pagos a empleados, previsiones de ventas, etc.).
- Se mantienen las principales tablas tanto de maestros como de movimientos históricos.
- Al mantenerse la lógica de los procesos funcionales, la curva de aprendizaje de los usuarios incorporados desde Navision / NAV a Business Central es ligera.
Presentación de la información profundamente mejorada
Se ponen al alcance de los usuarios, según el rol asignado a cada uno, herramientas de gestión y presentación de información que contribuyen a la toma de decisiones ágil.
- Pilas de documentos y datos calculados.
- Listas personalizadas y gráficos predefinidos.
- Paneles informativos en las principales listas de la aplicación.
Desde las principales listas disponibles, tanto de tablas maestras (clientes, productos, proveedores, etc.) como de documentos (históricos de albaranes enviados, facturas emitidas, facturas recibidas, etc.), se pueden visualizar paneles informativos que proporcionan, de manera directa e inmediata, datos adicionales del registro seleccionado.
Experiencia de usuario superior
Son varias las características de Dynamics 365 Business Central que contribuyen a proporcionar una mejor experiencia de usuario.
- Entorno de trabajo intuitivo: el cliente web proporciona a los usuarios un entorno de trabajo en el que moverse y navegar eficientemente, de manera similar a otras aplicaciones y entornos tecnológicos habituales.
- Búsquedas dinámicas en todas las listas (maestros, documentos, históricos, etc.) por cualquier campo visible en ellas.
- Personalización de listas, guardando filtros y condiciones de visualización aplicadas.
- Múltiples formatos de salida de los informes: cualquier informe del ERP se puede mostrar en vista previa, enviar a impresora, generar como archivo PDF, Excel o Word, o crear colas de impresión para gestionar la capacidad de las impresoras de la compañía.
Adaptaciones funcionales en Business Central mediante extensiones
Cuando los requerimientos de la gestión de la empresa implican la necesidad de programar adaptaciones o personalizaciones en Business Central para ajustar su funcionalidad a aquellos requerimientos, esta programación se llevará a cabo como extensiones, que son como pequeñas aplicaciones que agregan nuevas funcionalidades o modifican las ya existentes, y que tienen las siguientes características:
- La personalización de funcionalidades existentes mediante extensiones evita modificar la programación de las funcionalidades estándar de la aplicación.
- Una extensión y las funciones que contiene, se puede activar o desactivar de manera sencilla, según sea necesario.
- Las extensiones programadas son compatibles con las nuevas versiones de Business Central que aparecerán.
- Las características anteriores hacen que las migraciones entre versiones de Dynamics 365 Business Central sean rápidas y sencillas.
Integración mejorada con Microsoft Outlook y Microsoft Excel
Se ha ampliado la integración de Dynamics 365 Business Central con MS Outlook más allá de la tradicional sincronización de contactos y tareas.
- Se simplifica la introducción de facturas de compra recibidas por correo electrónico, mediante el escaneo del documento y la creación del correspondiente documento de compra en el ERP. Y desde Outlook se visualizan los datos fundamentales del proveedor en Business Central, incluyendo su saldo y el historial de compras realizadas.
- Desde Outlook también se visualiza la información existente en Business Central más significativa de los clientes y se puede crear desde allí un documento de venta, lo que agiliza considerablemente el trabajo del departamento comercial.
La integración mejorada con MS Excel dota a los usuarios de la posibilidad de editar desde la hoja de cálculo, los registros de las listas de Business Central mediante un sistema de sincronización, lo que tiene implicaciones prácticas como las siguientes:
- Inserción o modificación de información en campos de clientes, proveedores o productos desde la hoja de cálculo.
- Creación de asientos de diarios contables desde Excel para su registro en Business Central.
La importancia de poner la migración a Business Central en las manos adecuadas
Tal y como se ha señalado previamente, los ‘upgrades’ entre versiones de Dynamics 365 Business Central son enormemente sencillos y rápidos, pero la migración desde una versión Navision / NAV a Business Central es percibida por las compañías como un proceso complejo y no exento de dificultades, esto lleva a diferir una decisión que brinda los beneficios explicados.
Es importante tener presentes las actividades que los implantadores de Business Central debemos realizar llevar a cabo una migración exitosa a Business Central.
- Diagnóstico de los desarrollos actuales en la base de datos, si bien no se trata sólo de construir un mero catálogo de adaptaciones, sino de categorizarlas para definir la dimensión real de la migración.
- Identificación de desarrollos incorporados a Navision / NAV a lo largo del tiempo, pero obsoletos o no utilizados en el presente.
- Definición de aquellos desarrollos que Business Central incluye en su funcionalidad estándar y que por lo tanto no se deben migrar desde Navision / NAV.
- Adaptaciones significativas que siguen el uso y no existen en la funcionalidad estándar BC: son estos los desarrollos que deberán ser migrados en BC.
- Migración de adaptaciones como extensiones, según la nueva tecnología de Dynamics 365 Business Central.
- Migración de los datos históricos a la nueva versión del ERP.
- Formación a los usuarios en las nuevas funcionalidades y herramientas disponibles en Business Central.
- Apoyo a los usuarios en la fase de pruebas en un entorno de ‘preproducción’ para asegurar su adaptación a la nueva versión.
- Apoyo a los usuarios en el trabajo efectivo en el entorno de ‘producción’ de Business Central.
En Hiberus contamos con un área especializada en Dynamics 365 cuyo objetivo es ayudar a las empresas a realizar una migración desde Navision / NAV a Business Central ordenada, en los plazos propuestos, con usuarios adecuadamente preparados y cumpliendo el objetivo de disponer de la información necesaria para una toma de decisiones más eficaz y ágil.
