En un mundo en constante cambio, donde la digitalización es esencial para mantenerse competitivo, uno de los más conocidos clubs de fútbol de LALIGA reconoció la necesidad de fortalecer la comunicación entre su personal, independientemente de su ubicación y dispositivo de trabajo. Además, la seguridad de la información y la confidencialidad de los datos se convirtieron en prioridades inquebrantables.
El proyecto de transformación digital, liderado por su área de IT, es un ejemplo destacado de cómo los clubes deportivos de élite están adaptándose a las tendencias en transformación digital en el ámbito deportivo. Iniciado en 2018, este proyecto se ha convertido en un pilar fundamental para el club, buscando proporcionar a todos sus empleados las herramientas y conocimientos necesarios para operar de manera más ágil, eficiente y segura en un entorno de trabajo cada vez más remoto.
Os contamos cómo hiberus ha ayudado a desarrollar funcionalidades para este proyecto.
Objetivos
Los objetivos principales de este proyecto eran:
- Automatizar los procesos manuales de aprobación y firmas para liberar a los empleados y permitirles enfocarse en tareas de mayor valor.
- Garantizar que los procesos se llevaran a cabo con mayor calidad y precisión al evitar errores humanos.
- Facilitar la capacidad de replicar procesos similares en un corto período de tiempo.
- Registrar automáticamente todas las operaciones para que puedan ser auditadas de manera efectiva.
El reto
La entidad futbolística se enfrentó a varios desafíos significativos. Uno de los principales fue lidiar con usuarios finales con poca experiencia tecnológica, lo que requería que los procesos de transformación digital fueran simples y de fácil uso.
Además, el desarrollo del proyecto era urgente y requería una estrecha colaboración entre los equipos del club e hiberus para lograr una ejecución efectiva y coordinada.
La solución
La solución propuesta para abordar estos desafíos implicó varios aspectos clave.
Modelo de servicio Agile Center
Los hiberus Agile Centres ofrecen equipos especializados y con amplia experiencia a compañías que necesiten apoyo para desarrollar su proyecto. Aplicamos un modelo de servicios de IT, basándonos en una gestión diferencial, gracias a nuestra infraestructura de comunicación, perfiles dedicados y una óptima gestión del tiempo.
Este modelo permitió la asignación de especialistas en diversas áreas de servicio de hiberus, optimizando la calidad y eficacia del proyecto. Esto se tradujo en la creación de un equipo especializado de hiberus para el cliente, que mejoró la comunicación y la ejecución de las necesidades planteadas.
Oficina de Transformación Digital definida para el club de fútbol
Envisioning
Para poner en marcha el proyecto de transformación digital para el popular club de fútbol, la fase de envisioning desempeñó un papel fundamental en la planificación y ejecución exitosa de esta iniciativa.
Durante esta fase, se llevaron a cabo una serie de actividades clave que ayudaron a definir la visión estratégica y establecer las bases para el cambio digital en el club.
- Definición de la visión: en esta etapa inicial, se reunieron representantes de alto nivel del club, líderes de tecnología y otros actores clave para definir la visión de la transformación digital. La visión no solo se centró en la adopción de tecnologías avanzadas, sino también en cómo estas tecnologías podrían mejorar la experiencia de los trabajadores del club, la gestión interna y la competitividad del club en el ámbito deportivo y comercial.
- Análisis de oportunidades y desafíos: durante esta fase, se llevaron a cabo análisis exhaustivos para identificar oportunidades y desafíos. Se examinaron las tendencias en la industria deportiva, las demandas cambiantes, las necesidades internas de la organización y las amenazas potenciales. Esto permitió al equipo del proyecto comprender plenamente el panorama en el que operaría el cliente y evaluar cómo la transformación digital podría aprovechar las oportunidades y abordar los desafíos.
- Desarrollo del plan estratégico: con la visión y el análisis en su lugar, se procedió a desarrollar un plan estratégico detallado sobre el que trabajaría el Agile Center. Este plan incluyó una hoja de ruta que definía los pasos específicos que el club tomaría para lograr sus objetivos de transformación digital. Esto incluyó la identificación de tecnologías clave a implementar, la asignación de recursos, la definición de plazos y la estimación de costos.
Fase de Envisioning en el proyecto
Automatización de procesos internos
Además, el proyecto se centró en la creación de procesos automatizados, flujos de aprobación y firmas. Se utilizaron herramientas como Microsoft 365, SharePoint de Microsoft y el servicio de Approvals de Power Automate de Microsoft.
También se incorporó un servicio de terceros, Signaturit, para gestionar firmas electrónicas. Esto permitió una gestión más eficiente de la documentación relacionada con las obras de construcción del nuevo estadio.
El proyecto para integrar el servicio de firmas en el club de fútbol ofrece dos modos de integración: «On-Demand» y «Automático».
- Flujos On-Demand. En este modo, cada documento que se sube a la biblioteca requiere la asignación de aprobadores y firmantes. Los aprobadores deben dar su aprobación antes de solicitar firmas.
- Flujos Automáticos. En este modo, la secuencia de pasos de solicitud de aprobaciones y firmas se preestablece en una lista de SharePoint.
Ambos modos de integración permiten el seguimiento de las acciones de los aprobadores y firmantes, registrando las actividades en el historial y versionado del documento, así como en el panel de actividad dentro de la información del documento.
Claves del éxito
El éxito del proyecto se basó en varios factores:
- Modelo de servicio Agile Center: los equipos trabajan en estrecha colaboración con los clientes para entender sus necesidades y proporcionarles los servicios que requieren. Además, la especialización en diferentes áreas del servicio garantiza la calidad y eficiencia en la implementación.
- La creación de la Oficina de Transformación permitió una cobertura efectiva del servicio de transformación digital, fomentando un enfoque colaborativo y por proyectos dentro del club.
- Compromiso de los stakeholders: la fuerte implicación de las partes interesadas y su dedicación prioritaria al proyecto fueron cruciales para su éxito.
Resultados
El cliente ha quedado altamente satisfecho con los resultados del proyecto. Valoraron el esfuerzo y el trabajo del equipo de hiberus para cumplir con los objetivos establecidos en el tiempo disponible. Este proyecto representa un paso importante hacia la transformación digital dentro del club, cambiando la forma en que los empleados de la entidad trabajan y adaptándose a la nueva era digital.
La ejecución precisa y la alineación de decisiones técnicas y de negocio fueron esenciales para el éxito continuo de este proyecto y su evolución en el futuro.
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