La planta de Vitoria de Mercedes Benz, donde reside la fabricación mundial de VITO y CLASE-V, posee las más avanzadas tecnologías de fabricación que, junto a personas con un alto grado de formación técnica, motivación y entusiasmo, consiguen unos niveles de calidad en la producción comparables a los propios turismos de la marca, los cuales son la base para conseguir la satisfacción de sus clientes.
Los objetivos principales que se plantearon en el diseño de la estrategia fueron:
- Identificar qué procesos son susceptibles de ser automatizados y definición de un Roadmap de automatización en el corto-medio plazo; dentro del área financiera de la fábrica de Mercedes Benz en Vitoria.
- Procedimientos y documentación de los procesos del área financiera de la fábrica de Mercedes Benz en Vitoria, que sirve como base para la reingeniería y mejora de la eficacia de los procesos.
- Generar un ambiente de colaboración y colectivización del conocimiento de los procesos del área financiera de la fábrica de Mercedes Benz en Vitoria.
EL RETO
La fábrica de Mercedes Benz en Vitoria, de más de 3.000 empleados, se ha visto en la necesidad de mejorar sus procesos para ser más competitivos, apoyándose en la digitalización. Ya que el sector de la automoción es un sector que se caracteriza por tener un alto grado de competitividad.
Una de las áreas más relevantes de la compañía es el área financiera, área donde hemos identificado más de 150 procesos y una gran cantidad de sistemas de gestión con diversas tecnologías (SAP, AS-400, Office, Web…) para ser analizados en busca de su mejora.
Analizar tal cantidad de procesos y coordinarnos con las personas clave de cada uno de ellos ha sido un proceso complicado, coincidiendo con el periodo de cierre contable en la compañía. Un reto que pudimos solventarlo con éxito y sacarlo adelante gracias a la predisposición y experiencia del equipo RPA Hiberus y a la excelente colaboración de Cristina Sagasti, persona encargada de llevar el proyecto dentro de la compañía Mercedes Benz.
LA SOLUCIÓN
Hiberus ha utilizado metodología propia de consultoría con el objetivo de identificar áreas y procesos que pueden ser optimizados a través de la implementación de tecnología RPA.
El proyecto ha constado de 6 fases:
1. Divulgación RPA
El objetivo de esta fase consiste en mostrar a todas las personas involucradas en el área en qué consiste la tecnología RPA, cómo puede ayudar a transformar el departamento y a facilitar el día a día del equipo siendo más eficiente. Además, cuánto mayor conocimiento tenga el equipo sobre RPA, y su aplicabilidad, más fáciles van a ser las fases posteriores. Ya que el grupo va a ser más ágil a la hora de identificar oportunidades dentro de su área.
Finalmente, y no menos importante, la correcta divulgación del RPA hacia los equipos de negocio va a impulsar la adopción de una “cultura de automatización”, reduciendo el riesgo de que la gente muestre reticencias, por miedo a verse sustituidos.
2. Inventariado y caracterización por área
El objetivo de esta fase consiste en identificar los procesos de cada una de las áreas, conocerlos en profundidad y cumplimentar el documento de “identificación de procesos RPA” para que, en el futuro, se puedan identificar qué procesos son susceptibles de ser automatizados y estimar el esfuerzo de desarrollo.
3. Estimación del esfuerzo de desarrollo
El objetivo de esta fase consiste en estimar el esfuerzo de desarrollo de la solución RPA de cada uno de los procesos que se han identificado previamente como automatizables. Este esfuerzo se realiza en base a las características y complejidad del proceso: número de pasos, sistemas involucrados, lectura de texto, consulta de imágenes…
4. Valoración y priorización de los procesos
El objetivo de esta fase consiste en valorar todas las iniciativas de automatización identificadas en función del coste de desarrollo y los beneficios que aportarían. Esta fase la realizará el equipo de trabajo RPA Hiberus con la colaboración de responsables de área para que aporten una visión estratégica a la valoración y priorización.
5. Fichas de iniciativas:
El objetivo de esta fase consiste en cumplimentar una ficha por cada una de las propuestas de proceso para ser automatizada. Estas fichas incluirán indicadores clave de la oportunidad como ROI, esfuerzo de desarrollo, beneficios estimados, y servirán para tener mayor control a la hora de empezar a desarrollar las oportunidades RPA.
6. Backlog priorizado
El objetivo de esta fase consiste en elaborar un backlog priorizado que sea la base para que la compañía tenga su propio RoadMap de implementación de tecnología RPA sobre los procesos clave. La priorización de los procesos se realiza desde un punto de vista objetivo, basado en ahorros y retorno de inversión; pero se abre la posibilidad a realizar ajustes basados en la visión estratégica que puedan aportar los responsables de área.
RESULTADO
El proyecto ha puesto en evidencia que la implementación de tecnología RPA es una herramienta de digitalización que puede transformar el día a día del área financiera; a través de la automatización de muchos procesos de bajo valor añadido y cediendo a los profesionales del área las tareas de análisis y toma de decisiones que aportan alto valor a la compañía y que muchos, hoy, no están contando con el tiempo necesario.
Una vez realizado el proyecto, hemos obtenido los siguientes datos generales:
- Han colaborado en el proyecto más de 20 personas
- Se han realizado más de 15 reuniones con las diferentes áreas
- Se han superado las 20 horas de vídeo
- El número de procesos documentados y valorados asciende a 99
- Hemos categorizado 32 procesos, de los cuales 14 pertenecen a la Categoría A y 18 a la Categoría B.
- Con respecto al Retorno de la Inversión (ROI), contamos con 5 procesos con un ROI inferior a un año.
- El resultado de automatizar los procesos tipo A y B, ha supuesto un ahorro de 3.250 horas al año.
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