GAME es el principal retailer dedicado a la venta de videoconsolas, videojuegos y otros productos relacionados, como merchandising, películas y dispositivos electrónicos. Cuentan con más de 200 tiendas en España y más de 250 localizaciones a nivel europeo. Para la gestión de stock y la logística de los envíos, GAME cuenta con almacenes propios.
El personal del muelle de los centros logísticos de GAME es el encargado de realizar las operativas de cargas, descargas y revisión de las referencias que se incluyen en los albaranes para asegurar que todo el contenido es correcto. Esto requería una minuciosa organización por parte de empleados y proveedores para asegurar el correcto funcionamiento de toda la cadena de trabajo.
A raíz de esta situación, GAME percibió una necesidad de ordenar y automatizar el sistema de gestión de citas para la carga y descarga de los camiones. El objetivo era simplificar y agilizar estos procesos a través de una herramienta sencilla de utilizar tanto para los proveedores como para el personal del muelle, optimizando tiempos.
El Reto
La logística de las descargas de los productos se estaba gestionando de forma manual, utilizando el correo electrónico como herramienta de registro. Los proveedores se comunicaban a través de este medio sin una estructura de mail determinada para avisar de las descargas, lo que dificultaba enormemente la labor de organización y requería de una comprobación constante por parte de los trabajadores, incrementando el error humano.
Asimismo, no se contaba con un control sobre la cantidad de material que se podía descargar en un período de tiempo concreto. Esta incertidumbre dificultaba las labores de gestión de los muelles y los operarios.
En cuanto a la recogida de datos, no tener una herramienta que centralizase la información sobre las reservas dificultaba la consulta de información, recogida de datos y explotación de los mismos.
La Solución
Desde hiberus, hemos implantado nuestra solución tecnológica Sintra, un sistema de gestión de citas previas que permite tomar en consideración la capacidad de descarga de pallets y contenedores. Sintra proporciona una interfaz sencilla para que los proveedores puedan reservar el espacio donde descargar sus camiones, proporcionando una experiencia de usuario óptima gracias a su diseño intuitivo y adaptable a las necesidades particulares de negocio.
Mediante el uso de esta herramienta, los proveedores pueden gestionar desde una plataforma centralizada las reservas para las cargas y descargas de los camiones, permitiendo ser totalmente independientes en su modificación y cancelación.
Por último, la integración de Sintra refleja el estado de las citas y es el propio trabajador en los muelles quien puede modificar dicho estado: iniciada, finalizada o errónea. Desde esta solución, se consigue una total autonomía y se puede acceder de una forma sencilla a los albaranes y archivos incluidos en la cita.
Clave del éxito
La implantación exitosa de la herramienta Sintra en el proceso de gestión de citas ha supuesto un alcance de los objetivos marcados por el cliente. La plena adaptación del producto a las necesidades del cliente ha sido uno de los aspectos clave para garantizar el buen funcionamiento de los procesos, dando respuesta a sus problemáticas de cupos en sus centros logísticos.
Además, GAME e hiberus han trabajado mano a mano durante todo el proyecto, con un acompañamiento constante durante la puesta en marcha de las innovaciones tecnológicas.
Por último, la simplicidad de la interfaz de Sintra permite una autonomía total del trabajador para la configuración y la gestión de citas, resultando un elemento esencial del proyecto.
Resultados
GAME ahora cuenta con un sistema de gestión de citas integrado en los 5 almacenes en los que opera. Además, el sistema actúa como centralizador de la información, lo que permite una gestión ágil y eficaz de los históricos de los pedidos. Sintra gestiona las reservas de alrededor de 500 citas mensuales por parte de los proveedores para cargar o descargar sus camiones.
Gracias a esta solución, observamos las siguientes nuevas funcionalidades:
- Gestión centralizada de todos los servicios y centros.
- Mejora de la productividad debido a la autonomía de los proveedores en la gestión y reserva de sus citas en los centros logísticos.
- Gestión de citas en tiempo real desde el propio muelle.
- Mejora de la interacción entre los proveedores y el equipo de gestión logística.
- Extracción de métricas y KPIs.
- Información completa de los pedidos del proveedor.
- Aplicativo sencillo y fácil de usar por parte de los proveedores y el personal del muelle.
Próximos pasos
Actualmente, GAME se encuentra en fase de adopción y puesta en marcha del aplicativo, Sintra, en todos sus proveedores, como Nintendo, Microsoft o LEGO. Este proyecto supone una mejora significativa de su operativa, obteniendo una mayor productividad. La optimización constante se consigue gracias a la centralización de la información en una única plataforma que evita trabajos manuales y permite tener una previsión de las operaciones de carga y descarga a través de un visor de información a tiempo real.
En hiberus tenemos soluciones tecnológicas adaptadas a cada sector que mejoran el desempeño de nuestros clientes y los ayudan a ser más competitivos. Analizamos las necesidades de tu negocio y aportamos soluciones de software innovadoras que responden a las exigencias del mercado con Sintra, el software inteligente para la gestión de la experiencia de cliente.
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