Gisat S. Coop, ubicada en San Sebastián-Donostia, es una empresa de servicio técnico especializada en reparaciones e instalaciones de aparatos de línea blanca y confort, tanto para el ámbito doméstico como industrial. Con más de 40 años de experiencia en el sector desde su fundación en 1983, Gisat ha consolidado su reputación como líder en su sector.
A medida que la empresa creció y amplió su gama de servicios, la gestión en papel se volvió cada vez menos ágil y eficiente para el SAT. La digitalización se convirtió en un paso crucial para impulsar su modernización y continuar su trayectoria de crecimiento.
El reto
El objetivo principal de Gisat S. Coop era reducir y optimizar los tiempos de gestión en el día a día de su Servicio Técnico (SAT). El sistema analógico que utilizaban incrementaba el riesgo de errores humanos, ya que no permitía un registro eficiente ni un seguimiento adecuado de los procesos en cada etapa de la cadena de trabajo. La empresa necesitaba una solución que sincronizara el trabajo entre los técnicos encargados de las reparaciones y la oficina, asegurando una comunicación fluida y ágil.
La solución
En hiberus, implementamos nuestra solución de software Atenea, diseñada específicamente para la gestión integral de Servicios de Asistencia Técnica (SAT). Esta herramienta permite administrar de manera centralizada todas las áreas del SAT, con la flexibilidad de adaptarse a los distintos contextos de uso: la oficina adopta una versión de escritorio, mientras que los equipos técnicos utilizan una aplicación móvil nativa en Android. Ambas versiones están sincronizadas en tiempo real, creando un entorno colaborativo donde todos los actores involucrados en los procesos de avisos y reparaciones están interconectados de manera eficiente.
Algunas de las funcionalidades clave de la nueva herramienta son las siguientes:
1. Asignación de avisos y gestión de calendarios
Atenea permite que la oficina asigne avisos directamente a las Personal Digital Assistant (PDA) de los técnicos, facilitando una comunicación fluida y eliminando pasos innecesarios en la gestión de citas y reparaciones. Esto asegura que los técnicos y la oficina trabajen simultáneamente y sin demoras.
2. Control de almacenes y vehículos
La gestión manual de inventarios es una tarea que consume tiempo y es propensa a errores. Con Atenea, la digitalización del control de stock, tanto en el almacén como en los vehículos, se realiza de manera ágil y precisa, eliminando la necesidad de revisiones diarias.
3. Alertas en tiempo real
El proceso previo a la implantación de Atenea era el siguiente: si el técnico no conseguía llegar a tiempo a un aviso, se retrasaba o le surgía cualquier inconveniente, este lo notificaba a la oficina por vía telefónica. Entonces, era la oficina la encargada de llamar al cliente final. Este proceso en varias fases suponía un sobreesfuerzo para la plantilla, dependiendo asimismo de una comunicación rápida y sin fallos.
No obstante, a través de las alertas en tiempo real sobre retrasos durante el servicio diario de los técnicos, la propia aplicación de Atenea notifica a los clientes vía SMS. Esta automatización ha reducido el tiempo que el personal de oficina dedica a llamar tanto a los técnicos, para verificar si van a llegar a tiempo, como a los clientes, para informar sobre cualquier demora.
4. Gestión de contratos y facturas
Atenea incorpora la gestión integral de los contratos y facturas de cada cliente, reduciendo el tiempo necesario para su búsqueda y envío. El uso de papel resultaba un método poco práctico para controlar y enviar estos documentos, implicando un gasto económico en su compra y en el aumento del espacio necesario para almacenarlos. Con la digitalización, se elimina el impacto medioambiental asociado al gasto de papel y se libera el espacio físico destinado a guardar dicha documentación. Además, facilita el envío de contratos y facturas a los clientes mediante correos electrónicos, optimizando la gestión y comunicación.
5. Aplicación móvil para los técnicos
Gisat precisaba una mejora en los tiempos de actuación con los técnicos ya que anteriormente, utilizaban un parte de trabajo en papel para gestionar los avisos diarios y llevar el control del stock de sus furgonetas. Al final del día, debían entregar el parte a la oficina y verificar si el stock de sus vehículos coincidía con lo utilizado durante la jornada. Para solucionar esta problemática, se implementó una aplicación móvil nativa en Android que permite a los técnicos gestionar sus avisos diarios, incluso sin cobertura, y controlar automáticamente el stock de su vehículo. Una vez cerrado un aviso, la información se envía automáticamente a la oficina, eliminando la necesidad de entregar el parte diario en persona.
6. Integración con Ticket BAI
El SAT necesitaba digitalizar su facturación para poder enviarla a Hacienda de manera telemática. Para satisfacer esta necesidad, se realizó la integración con Ticket BAI, lo que agiliza los trámites al enviar la documentación de forma automática. Antes del envío, se revisan todos los datos para asegurar que estén correctos y, en caso de detectar algún error, se notifica al SAT para su corrección. Esta solución optimiza el proceso de facturación y garantiza el cumplimiento de las normativas fiscales.
Clave del éxito
El éxito de este proyecto radica en dos factores clave: un equipo hiper-especializado en el sector SAT y una solución que permite una perfecta sincronización entre oficina y técnico, mejorando la eficiencia operativa de manera integral.
Resultados
Gracias a Atenea, se ha logrado optimizar significativamente la gestión de un Servicio de Asistencia Técnica (SAT) mediante su aplicación de escritorio y móvil. Este avance ha permitido agilizar las tareas diarias, reduciendo los tiempos de respuesta entre técnicos y oficina al digitalizar todos los documentos, prescindiendo de métodos analógicos. La gestión de stocks en los almacenes se ha vuelto más eficiente, y el envío de documentación tanto al cliente final como a la administración se ha simplificado.
Además, con la implementación de nuestro software, los técnicos pueden atender más avisos durante su jornada sin necesidad de desplazarse hasta las oficinas entre avisos, lo que no solo mejora la productividad, sino que también reduce el consumo de combustible y contribuye a disminuir la huella de carbono.
En hiberus, estamos comprometidos con el análisis y mejora de los procesos internos de nuestros clientes. Si deseas explorar cómo Atenea puede transformar la gestión de tu SAT, te invitamos a solicitar una demo personalizada sin compromiso.
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