Caso de éxito: mejoramos la usabilidad y la experiencia de usuario de la intranet del Senado

El Senado de España es un órgano constitucional que representa al pueblo español y que, junto con el Congreso de los Diputados, constituye el poder legislativo de la Nación. El Senado cuenta con 256 senadores que componen la cámara y personal asociado a los grupos parlamentarios, funcionarios y personal laboral. Un total de cerca 900 usuarios que acceden casi a diario a la intranet y velan por el buen funcionamiento de este órgano constitucional.

hiberus lleva colaborando con el Senado de España desde el año 2020, momento en el cual se comenzó el proyecto para migrar su intranet corporativa desarrollada en Oracle Portal a Liferay DXP. Actualmente, Hiberus colabora en el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones Java del Senado, incluyendo aquellas que usan el framework Atlas, la web o la intranet de este órgano.

El reto

La optimización de la comunicación y la colaboración interna se ha vuelto esencial para el éxito de cualquier organización, y la implementación de una intranet corporativa enfocada en las necesidades reales del personal del Senado y personalizada según su perfil resultaba un punto de inflexión en este sentido.

Además, la anterior intranet contaba con una interfaz que no favorecía una navegación fluida y una experiencia de uso satisfactoria, y con un árbol de navegación que complicaba el acceso a la información y dificultaba su utilización desde dispositivos móviles. Estos dos puntos de mejora plantearon como reto clave la mejora de la usabilidad, la adaptabilidad y la experiencia de usuario de distintos colectivos que utilizan la intranet del Senado de España.

Liferay DXP ofrecía, precisamente, la base perfecta para migrar los desarrollos, información y documentos alojados en Oracle Portal a una plataforma líder en la creación de experiencias digitales que permite desarrollar una solución orientada a servicios web.

La solución

El camino hacia el éxito comenzó con una estrategia sólida por parte del Senado de España para mejorar la comunicación interna, la gestión de documentos y la colaboración entre departamentos, y vio en una arquitectura orientada a servicios web la oportunidad para lograrlo de manera eficiente.

Creación de un equipo certificado de expertos en Liferay DXP y UX/UI

Al comienzo del proyecto se impulsó la creación de un equipo multidisciplinar y altamente cualificado formado por especialistas UX/UI, analistas y desarrolladores certificados en Liferay DXP que se encargaron de definir los objetivos y necesidades de la nueva intranet.

Foco en la experiencia de usuario

El equipo de especialistas en UX y UI realizó un análisis de la antigua intranet para detectar puntos de fricción y posibilidades de mejora de la experiencia de uso, así como una investigación sobre los diferentes perfiles (tanto de la Secretaría General como de los senadores y senadoras) para identificar cuáles eran sus necesidades del día a día y los problemas que se encontraban para resolverlas.

Con esta información, realizaron un trabajo de análisis de la estructura y navegación de contenidos y diseñaron una nueva arquitectura de la información enfocada en la mejora de la findability de la información y en las estructuras mentales de las personas.

Posteriormente, el equipo UX/UI materializó las soluciones a los retos de diseño detectados a través de unos prototipos “Mobile First”, priorizando el diseño sobre dispositivos móviles como smartphones o tablets antes que pantallas con mayor resolución. Dichos prototipos se trabajaron conjuntamente con el resto de equipos implicados y permitieron asentar la estructura, funcionalidades, interacciones y jerarquía de los contenidos. Seguidamente, trabajaron el User Interface (UI), donde definieron el diseño visual basado en la imagen corporativa, pero aportando un aspecto más moderno y vanguardista que, a su vez, estuviera totalmente alineado con la optimización de la experiencia de usuario.

Arquitectura orientada a servicios web

El diseño centrado en el usuario se complementó con la implementación de servicios web que facilitaron la interconexión de distintos componentes de la intranet. Para ello se aprovecharon las funcionalidades nativas de Liferay DXP y la alta capacidad de integración que esta plataforma de experiencias digitales ofrece para construir una solución basada en la comunicación con servicios web desarrollados sobre el framework Atlas de la Comunidad de Madrid.

Funcionalidades clave

La nueva intranet debía contar con una serie de funcionalidades que satisficieran las necesidades de los usuarios. A fin de alinear los objetivos marcados, se puso el foco en el uso de las capacidades nativas que Liferay DXP nos ofrece y en el desarrollo de componentes que aseguraran el éxito del proyecto:

1. Nueva arquitectura de páginas. La nueva arquitectura está pensada para simplificar la navegación por el portal y hacer más accesible toda la información alojada en la intranet.
2. Diseño modular y enfoque “Mobile First”. El desarrollo modular permite componer páginas usando diferentes contenidos y funcionalidades del portal que se adaptan a la resolución del dispositivo. Dada la variedad de dispositivos desde los que se accede a la intranet, es esencial contar con un diseño “responsive” que se adapte a la pantalla y optimice el uso de la plataforma a la pantalla desde la cual se esté navegando.
3. Accesos rápidos. La intranet ofrece una gran variedad de funcionalidades, páginas y enlaces a aplicaciones externas, a pesar de que no todos los usuarios hacen uso de todas ellas. Para facilitar que cada usuario tenga un acceso rápido a las funcionalidades que más usa y ofrecer una experiencia de usuario única, disponen de un apartado de accesos rápidos que pueden configurar para tener siempre a mano los enlaces a sus aplicaciones o páginas.
4. Migración y gestión de documentos. Mediante una herramienta desarrollada a medida y haciendo uso del protocolo WebDav, se migraron todos los documentos alojados en Oracle Portal a Liferay DXP. La intranet proporciona un sistema de gestión de documentos que facilita la colaboración en tiempo real y garantiza la seguridad de los datos. A nivel visual también se han implementado mejoras que facilitan la navegación por el repositorio documental, así como un sistema de favoritos que facilita a los usuarios el acceso a ciertos documentos.
5. Desarrollo de componentes mediante una API REST. La capa de servicios web desarrollada en Atlas sirve como punto de acceso a la información relevante que los usuarios deben poder visualizar en la intranet.
6. Búsqueda avanzada. El motor de búsqueda Elasticsearch permite a los usuarios encontrar información crítica de manera rápida y eficiente.
7. Comunicación interna. Se han implementado foros y canales de comunicación interna en función de los diferentes órganos y equipos de trabajo que utilizan la intranet del Senado. Estas herramientas fomentan la colaboración entre equipos y permiten la difusión de información relevante por toda la organización.
8. Extensión de la capa de permisos. Se han extendido las capacidades nativas de Liferay para facilitar la gestión de permisos a los administradores del portal, aplicando una lógica de herencia de permisos o incluyendo resúmenes de permisos en todas las entidades.

El equipo de Liferay de hiberus llevó a cabo el diseño de la solución enfocando el desarrollo a la utilización de componentes provistos por Liferay DXP y desarrollando todas las integraciones con los sistemas de Senado existentes, para automatizar al máximo la explotación de la información.

Capacitación de los usuarios

Antes del lanzamiento de la intranet en Liferay se desarrolló una estrategia de capacitación integral. Los usuarios, tanto técnicos como administradores, recibieron formación personalizada y se crearon recursos en línea, como guías, para facilitar la adopción de la nueva plataforma. Además, se promovió el uso de la intranet como un elemento esencial en la realización de las tareas diarias.

Clave del éxito

Resultados

El caso de éxito del lanzamiento de esta nueva intranet corporativa demuestra que un diseño centrado en las personas usuarias y un enfoque en la capacitación y adopción pueden llevar a una transformación corporativa exitosa. La intranet se ha convertido en una herramienta esencial en el día a día de los usuarios, mejorando la comunicación y la colaboración interna, y allanando el camino hacia el desarrollo de una plataforma más eficiente, usable y escalable.

Tras un año desde la puesta en producción de la nueva intranet, podemos afirmar que el grado de satisfacción de los usuarios y la respuesta obtenida al preguntar por la implantación de la nueva plataforma han sido muy positivos.

El éxito de la nueva intranet corporativa lo reflejamos en una serie de objetivos satisfechos:

1. Mejora de la usabilidad y navegabilidad: los distintos colectivos de usuarios han informado de una mejora significativa en su capacidad para navegar por la intranet de manera más eficiente y acceder a las funcionalidades que usan con más frecuencia de forma más directa gracias a la nueva interfaz y al desarrollo de los accesos rápidos, que son personalizables por cada usuario.
2. Mayor colaboración: los equipos han comenzado a colaborar de manera más efectiva gracias a funcionalidades como los foros de discusión, la gestión de documentos centralizada o el uso de wikis.
3. Retención del conocimiento: la intranet sirve como un repositorio central de conocimiento, lo que facilita la retención de información o documentación crítica.

En palabras del Jefe del Área de Desarrollo de la Dirección TIC del Senado, Mariano Santamaría:

«La Intranet del Senado, en servicio desde el año 2009, es el principal punto de acceso a la información y aplicaciones que dan servicio a la Cámara, y se ha convertido en un recurso fundamental para senadores, personal de la Secretaría General y de los grupos parlamentarios. La necesidad de una evolución que permitiera dar respuesta a nuevas funcionalidades, mejorar la personalización y adaptabilidad al usuario, así como ampliar las capacidades de integración de la intranet con nuevos sistemas basados en tecnologías más modernas, derivó en la publicación de un concurso de contratación del proyecto de renovación de la intranet en el año 2020. En enero de 2021 se formalizó el contrato con la empresa hiberus, que resultó ganadora de este concurso.

Los objetivos del proyecto eran mejorar la usabilidad, adaptabilidad y experiencia del usuario emprendiendo una renovación tecnológica que permitiera dotarnos de una infraestructura desde la que pudiéramos integrar nuevas utilidades y otros sistemas utilizados en el Senado, así como adquirir los conocimientos necesarios para asumir el mantenimiento y evolución de la solución implantada.

Entre los logros del proyecto, más allá de la consecución de objetivos planteados, cabe destacar la evolución tecnológica del personal del Área de Desarrollo del Senado gracias al grado de colaboración alcanzado y la implicación del personal de hiberus en las tareas de transferencia de conocimiento entre ambos equipos a lo largo del proyecto. Esto ha permitido al equipo del Senado afrontar nuevos desarrollos como el espacio “Senado Cultural” que forma parte de la web del Senado.

Otro aspecto destacable es la respuesta recibida por hiberus a los cambios, mejoras o nuevas funcionalidades en la propia herramienta Liferay, a partir de necesidades planteadas por Senado, que se han llevado a cabo como extensiones de la propia herramienta».

Entre los logros del proyecto, más allá de la consecución de objetivos planteados, cabe destacar la evolución tecnológica del personal del Área de Desarrollo del Senado gracias al grado de colaboración alcanzado y la implicación del personal de hiberus en las tareas de transferencia de conocimiento entre ambos equipos a lo largo del proyecto.

En la actualidad, hiberus sigue trabajando en el proyecto para alcanzar los objetivos marcados a medio plazo y seguir evolucionando la intranet hacia una plataforma colaborativa centrada en la experiencia de los usuarios.

En hiberus somos Platinum Partner de Liferay y disponemos de la certificación Liferay DXP Cloud Specialized Partner. Nuestro equipo experto cuenta con una amplia experiencia en el desarrollo de soluciones personalizadas con Liferay y en migraciones de soluciones críticas de negocio bajo la plataforma Liferay DXP y Liferay DXP Cloud. Por ello, hemos realizado desarrollos propios para poder realizar migraciones a Liferay de una forma más sencilla y ágil. ¡Contacta con nosotros si quieres saber más!