Cómo fichar en el trabajo: herramientas de fichaje

Fichar en el trabajo es una práctica que lleva haciéndose desde los tiempos de la Revolución Industrial. Al registro de la jornada laboral se le conoce comúnmente como “fichaje” por el “reloj de fichar”, un sistema por el cual cada trabajador tenía una ficha en forma de tarjeta de cartón personal que introducía en una maquina al llegar al trabajo y al salir y en la que quedaban registradas las horas de salida y entrada.

Pero, hoy en día, esos relojes de fichar prácticamente han desaparecido. Si te estás preguntando cómo fichar en el trabajo de la forma más eficiente hoy en día, sigue leyendo porque vamos a contártelo.

¿Por qué es necesario fichar en el trabajo?

El activo principal de cualquier empresa, tenga el tamaño que tenga, son sus trabajadores. Por este motivo, es imprescindible tener herramientas que permitan planificar, organizar y controlar su productividad laboral.

Sin embargo, fichar en el trabajo también es importante para proteger los derechos del trabajador. Los sistemas de fichaje garantizan que el empleado no excede las horas que se estipulan en su contrato de forma constante y que se está respetando su derecho al descanso y al ocio y le facilita tomar medidas legales si es necesario.

Actualmente, existe una estricta normativa de trabajo a turnos y una ley que estipula cómo fichar en el trabajo y las sanciones a las que se pueden enfrentar tanto las empresas como los empleados, si deciden falsear las horas de fichaje o no registrar la jornada laboral. Se trata de una obligación legal.

¿Cómo no hay que fichar en el trabajo?

Hay que tener claro que los cuadrantes de trabajo, los calendarios laborales, los softwares de gestión de turnos y las horas de entrada y salida generales de la empresa no cuentan como fichar en el trabajo.

Estas herramientas son útiles para distribuir el esfuerzo de tus empleados y maximizar la productividad, pero no registran de forma oficial la jornada laboral de cada empleado por separado.

Fichar en el trabajo: cómo hacerlo correctamente

Si estás buscando el mejor sistema de fichaje para tu empresa, hay algunos aspectos que debes tener en cuenta para asegurarte de que es eficiente y apropiado.

En primer lugar, debe ser un sistema que sea práctico para tus empleados, tanto aquellos que acuden a las oficinas para trabajar de manera presencial, como los que lo hacen en remoto, desde sus casas o desde otros lugares.

En segundo lugar, un buen sistema de fichaje también será útil para la empresa, capaz de mejorar la productividad y reducir los tiempos que se dedican a trámites poco relevantes.

Finalmente, el sistema debe poder registrar las horas de entrada y de salida de cada trabajador de forma individual. Eso es crucial para cumplir con la ley y evitar problemas legales.

Ventajas del fichaje online

Actualmente, una gran cantidad de personas siguen teletrabajando. En estos casos, el fichaje puede ser una complicación, ya que los sistemas tradicionales no sirven si no se está físicamente en la oficina. Para poner fin a este problema, la mejor solución es el fichaje online, una herramienta que digitaliza el control horario.

El sistema de fichaje online, además de permitir a los empleados registrar su asistencia desde cualquier lugar, tiene ventajas como las siguientes:

• Multidispositivo: se puede fichar mediante un dispositivo móvil, tablet u ordenador indistintamente. La única condición es que tenga conexión a Internet.
• Flexibilidad: permite indicar horas de inicio y finalización de la jornada laboral, así como pausas y reanudaciones.
• Acceso a todos los datos: la información sobre las horas trabajadas se almacena en una base de datos para que esté al alcance de los empresarios y trabajadores.
• Creación de informes y análisis: los sistemas de fichaje online como Sommos permiten crear gráficas e informes completos, los cuales se pueden presentar a inspección de trabajo en caso de que haya una auditoría.
• Monitorización en tiempo real: el personal de recursos humanos podrá conocer en tiempo real qué departamentos están operativos y cuáles no, por lo que le resultará más sencillo organizar el calendario laboral.

Herramientas de fichaje

Estas son algunas de las herramientas de fichaje que más se emplean en la actualidad:

• Compilaciones manuales: algunas tecnologías como los códigos QR permiten informar de la llegada y salida del puesto de trabajo de forma manual.
• Acceso biométrico: sería la versión moderna de los relojes de fichar. Registran las entradas y salidas de los empleados mediante una huella digital o una tarjeta personal e intransferible. La principal desventaja es que los empleados deben recordar hacer el fichaje cada vez y además sólo es útil para las oficinas 100% presenciales.
• Aplicaciones para móvil: a nadie le sorprende que existan aplicaciones móviles para todo. También para poder fichar en el trabajo. En este caso, se emplean teléfonos de empresa que incluyen un GPS. Esto permite llevar un control sobre los empleados en remoto.
• Software en la nube o en el ordenador: actualmente existen muchas opciones de software que permiten fichar desde los ordenadores, ya sea con un software que funcione en la nube o instalado en el propio servidor de la empresa.

Cómo fichar en el trabajo usando KVP

En hiberus hemos desarrollado KVP, la aplicación líder de gestión de turnos. Un completísimo software que te permite gestionar todo lo relacionado con tus empleados, desde el diseño de cuadrantes de trabajo hasta las nóminas, pasando, por supuesto por el control de presencia y el fichaje en puestos de trabajo.

KVP funciona con módulos escalables lo cual significa que puedes instalar sólo aquellos que sean necesarios para tu empresa e ir añadiendo nuevas funcionalidades conforme las necesites.

Uno de los módulos de KVP es el sistema de control de presencia con el que podrás controlar los turnos de trabajo, sus horarios, consultar el calendario laboral, abrir incidencias retrasos, asistencias, etc., y con el que tus empleados podrán registrar su jornada de trabajo y fichar. El sistema de KVP será el que analice por su cuenta toda la información para compararla con el fichaje de los empleados y así poder detectar posibles incidencias. ¡Solicita una demo si quieres saber más sobre nuestro software!