¿Trabajas en un departamento de recursos humanos? Entonces sabrás que distribuir los horarios, turnos y actividades de la plantilla es una de las facetas más laboriosas y complejas de la gestión del personal. El orden trae eficacia y mejor conocimiento de los recursos disponibles, pero no es fácil conseguirlo. A pesar de su importancia, parece que no todas las compañías saben organizarse adecuadamente.
Razones por las que implantar un sistema de gestión de turnos
Implantar un sistema de gestión de turnos en tu compañía te permitirá alcanzar mejores resultados en la coordinación de tus trabajadores. Pero además, también te ayudará a poner orden interno en tu departamento:
Crea un proceso para la gestión de turnos
Organiza los pasos para que los trabajadores te comuniquen su preferencias en horarios e intenta promover un ambiente de trabajo colaborativo.
Esto te permitirá saber cómo organizar a tu equipo en cada turno, teniendo en cuenta sus preferencias y las de la compañía. Esta disponibilidad puedes mantenerla en un calendario, en un formulario o incluso con una herramienta específica para estas gestiones.
Facilita el acceso a los turnos
Una vez que tengas el cronograma creado y la distribución de los turnos, comparte la información con todo tu equipo. Es muy importante que el horario sea de fácil acceso en todo momento. Deja atrás los papeles, ya que pueden perderse y que los trabajadores no tengan claros sus horarios de trabajo.
Identifica al mejor gestor
Elige a la mejor persona para ocuparse de la gestión de los turnos de personal. Intenta que tenga interés por las tareas y que tenga las capacidades adecuadas.
Ventajas de una herramienta de gestión de turnos
La organización de la empresa es una disciplina cada vez más compleja. Por eso, es imprescindible apostar por un sistema de gestión de turnos eficaz que permita controlar todos los aspectos de la actividad y los horarios de la compañía. Contratar una herramienta de gestión de turnos aporta innegables ventajas a la empresa:
- Permite diseñar y configurar los turnos de los empleados con precisión de horarios y completo control de los recursos y los cuadrantes.
- Aclara conceptos y permite ver toda la información de un vistazo. Sabes quién estará en qué puesto y cuándo.
- Puedes valorar cuál es la dotación óptima de personal y reduce costes de producción y servicio. ¿El martes sobran manos o faltan trabajadores? ¿Se están utilizando bien los recursos disponibles?
- Permite hacer previsiones de costes y establecer estrategias ante las contingencias. ¿Quién se va de vacaciones y cuándo? ¿Cómo solucionar la baja laboral de un empleado?
- Protege el bienestar de los empleados y aumenta su satisfacción. Tener orden y conocer los cuadrantes con precisión y suficiente adelanto les permite planificar mejor su vida personal. También se reduce su estrés y los problemas de sueño.
- Facilita enormemente cómo fichar en el trabajo y controlar la asistencia.
Al sumar todo esto el resultado es la ventaja general más grande: mayor productividad. También mejora el servicio al cliente y con ello se reducen los costes. La empresa se convierte en una máquina muy bien engrasada que consigue más por menos.
¿Todavía te lo estás pensando?
En Hiberus contamos con KVP Gestión de turnos, una solución de Hiberus que permite que directores de recursos humanos, responsables de tienda o de departamento puedan diseñar y configurar los turnos de sus empleados y visualizar posteriormente toda la información de los cuadrantes horarios. La gran ventaja es que puede ser integrada con otros elementos o aplicaciones de la organización. KVP Solutions es una aplicación web, por lo que a través de una gestión centralizada permite su utilización en cada uno de los departamentos, delegaciones o tiendas de la organización.
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