Cómo realizar planificaciones de cuadrantes con rotación semanal

Habitualmente para equilibrar los descansos de nuestras plantillas se requieren sistemas de rotación de turnos cuya elaboración resulta compleja. En un artículo anterior sobre la cómo realizar un cuadrante de turnos rotativos ya vimos como obtener de manera sencilla estos patrones de trabajo.

A continuación os mostraremos como, mediante el uso de herramientas avanzadas de planificaciones de cuadrantes con rotación semanal, tendremos la posibilidad de generar calendarios de trabajo dinámicos, extensibles y re-utilizables en el tiempo. Y  de esta manera, garantizar una cobertura del servicio a lo largo del tiempo.

¿Qué entendemos por servicio y planificación de horas contratadas?

El servicio representa el centro de trabajo donde los empleados realizan las tareas necesarias en un horario establecido según una necesidad de horas contratadas por el cliente.

Las horas contratadas son el número de horas de trabajo que se debe desarrollan en un servicio según una periodicidad establecida. Estas horas se agrupan en turnos que definen un  horario de inicio y fin. Por ejemplo, un local de venta de artículos atendida por dos empleados cuyo horario de apertura sea de lunes a sábado de 09:00 a 21:00 ininterrumpida, genera una necesidad de cobertura semanal de 72 horas, distribuidas en 12 turnos de 6 horas al día.

Una planificación de horas contratadas es una previsión de turnos asociada a un empleado, y destinada a ser la cobertura de una necesidad de horas contrastadas previamente definida. En el ejemplo anterior, un empleado realizaría cada semana 6 turnos de 6 horas.

El Cuadrante por Planificado es una herramienta de nuestro software de gestión de turnos que permite gestionar de manera sencilla y eficiente, la cobertura de las horas contratadas en los servicios. Desde esta misma opción podremos crear, cortar, copiar y pegar turnos, diseñar patrones, y otras muchas funcionalidades incluyendo la exportación e importación de cuadrantes a Microsoft Excel.

Ejemplo de Rotación Semanal

Vamos a dar cobertura a los turnos de lunes a sábado, que serán distribuidos de manera rotativa entre un conjunto de empleados, para un cuadrante de Julio a Septiembre de 2019. Al que le hemos incluido el festivo del 15/08/2019.

Definición de horas contratadas

En primer lugar introducimos los dos horarios a cumplir para el periodo deseado. Primero el de 09:00 a 15:00 y posteriormente el de 15:00 a 21:00. Para cada uno de ellos definiremos los mismos parámetros. Debido a que la necesidad es continua en el tiempo, el campo periodicidad se mantiene en 1 (Semanal).  Recordad que lo que rotará serán los turnos asignados a los empleados para cubrir estos horarios.

Aunque no lo utilizaremos en este ejemplo, los horarios en KVP pueden incluir periodos de descanso (comida, almuerzos…). También podemos informar de una categoría laboral específica para cada necesidad. Mediante la definición del nº de puestos de lunes a viernes, se indica cuantos empleados precisamos en cada horario y cada día. En este caso será uno por turno. Finalmente informaremos del comportamiento de KVP ante la presencia de días festivos, (situación que habitualmente altera el flujo de trabajo).  En nuestro ejemplo excluiremos los días festivos de la planificación, lo que implica que en los días festivos no se requiere necesidad alguna (no se trabaja).

Creación de turno semanal de mañanas 09:00 a 15:00 sin festivos en KVP Gestor de Turnos

Una vez completados ambos turnos obtendremos la siguiente situación.

Horarios de trabajo definidos en KVP Gestor de Turnos, estadísticas del desglose de horas asociadas, y zona de simulación  en el panel de horas contratadas del servicio.

Desde el panel de «Horas Contratadas» de KVP podremos editar en cualquier momento los horarios y añadir horarios mensuales, ampliar o reducir los periodos, incorporar necesidades obtenidas desde patrones previamente elaborados o directamente utilizar el «Generador de Cuadrantes» para los escenarios con necesidades mas complejas. No obstante, como veremos a continuación, en este ejemplo los horarios serán cubiertos con planificaciones semanales rotativas .

Planificaciones de Cuadrantes con Rotación Semanal

Seguiremos desde el apartado «Planificación», asignando a los empleados que deben de realizar los turnos ya establecidos. Para ello establecemos las fechas de inicio y fin coincidiendo con las del horario definido. Estaremos atentos a marcar Periodicidad en 2 semanas opción que permite la rotación.

Planificación de empleado cada 2 semanas con horario de mañanas en KVP Gestor de Turnos

El botón duplicar, nos permite añadir mas líneas de similar configuración.

Tras esta primer paso duplicamos el plan y cambiamos fechas de inicio, conservando periodicidad.

Planificación duplicada inicio semana alterna, con horario de tardes.

Repetiremos el proceso para el segundo empleado, duplicando las planificaciones y cambiando el empleado y el horario.

Finalmente obtendremos un cuadrante con rotación semanal ajustado a nuestras necesidades.

Detalle de planificación semanal con turnos rotativos, para el mes de agosto con el festivo del día 15 excluido automáticamente.

Las planificaciones de cuadrantes con rotación semanal o mensual, admiten múltiples variantes que se adaptan a escenarios de todo tipo. Para las situaciones mas complejas podremos utilizar el «Generador de Cuadrantes» o la «Planificacion Parametrizada«. Pero eso será en un próximo artículos.

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