Comunicación interna en el teletrabajo. Retos y soluciones

La adopción generalizada del teletrabajo ha transformado radicalmente la forma en que las empresas operan y se comunican internamente. Aunque esta modalidad ofrece numerosas ventajas, también presenta una serie de desafíos únicos que pueden afectar la eficiencia, la cohesión del equipo y la satisfacción de los empleados. A continuación, exploramos los principales retos que enfrentan las organizaciones en la comunicación interna en un entorno de teletrabajo y cómo estos pueden impactar en el desempeño y la cultura empresarial.

Retos de la comunicación interna en el teletrabajo

• Falta de coordinación

Al no convivir en un mismo espacio, la comunicación entre trabajadores se complica. Especialmente en equipos de trabajo, un feedback que no llega o una dificultad de contactar con los responsables pueden suponer una verdadera ralentización de las tareas y los procesos, afectando al rendimiento y a la toma de decisiones. Asimismo, si se manejan franjas horarias distintas, se requiere de un enorme esfuerzo de colaboración y claridad para que no se instaure el caos en la organización.

• Dependencia de la tecnología

Los problemas de conexión y los fallos en herramientas de comunicación son parte del día a día en un contexto de teletrabajo, imposibilitando la comunicación fluida y la ejecución de tareas, especialmente en los trabajos que solo se pueden realizar de forma digital.. Este desafío incrementa si tenemos en cuenta la mayor dificultad de gestionar la privacidad y seguridad en entornos remotos, pudiendo exponer a las empresas a violaciones de datos.

• Aislamiento y desconexión

Trabajamos multitud de horas semanales. En el caso de teletrabajar, implica dedicar una cantidad enorme de tiempo frente a la pantalla del ordenador, muchas veces sin compañía y sin contacto cara a cara. Este aspecto, sobre todo en el teletrabajo involuntario (en el caso de que la persona resida lejos de las oficinas, o que toda la actividad se realice sin una sede), puede conllevar a un empeoramiento de la salud mental, además de un distanciamiento del equipo y la cultura corporativa, afectando a la moral y al compromiso de los empleados.

• Equilibrio entre trabajo y vida personal

Una ausencia de conciliación entre el aspecto laboral y personal de los trabajadores puede afectar negativamente a su productividad y bienestar. El teletrabajo desdibuja la línea entre estos ámbitos, lo cual puede conllevar una jornada laboral interminable, en la que se trabaja independientemente del horario fijado. El caso contrario también es posible, ya que la convivencia en el hogar con familia y personas a las que cuidar puede llevar a un desequilibrio organizativo, dedicando horas de trabajo a tareas domésticas y viceversa.

Soluciones para mejorar la comunicación interna en el teletrabajo

Ante este nuevo panorama, la comunicación interna juega un papel esencial. A continuación, te contamos varias propuestas para hacer frente a los retos del teletrabajo.

• Plataformas de comunicación online

Existen numerosas herramientas que permiten la comunicación entre empleados, y actualmente son la base digital de las relaciones internas. Slack, Microsoft Teams, Zoom o Google Meet permiten una conectividad entre personas, ya sea en versión chat o videollamada, conformando un espacio donde los trabajadores pueden interactuar directamente con sus compañeros. La ausencia de este tipo de soportes puede suponer la utilización de vías más lentas, como el correo electrónico, o más invasivas, como el teléfono o WhatsApp personal.

Digitalizar correctamente el puesto de trabajo es una necesidad en el panorama actual. Las aplicaciones de Microsoft 365 permiten dar el salto al Modern Work, con una amplia diversidad de soluciones para cualquier desafío digital de la comunicación empresarial interna, desde la creación de documentos y el almacenamiento centralizado de los archivos hasta la administración de tareas y ciberseguridad.

• Encuestas de participación y feedback

La elaboración interna de cuestionarios por parte del área de recursos humanos resulta crucial para la mejora de la situación laboral, ofreciendo al trabajador un medio a través del cual poder expresar su opinión y manifestar su posible malestar. De esta forma, la empresa puede analizar y proponer medidas para solventar estos problemas y construir una mayor confianza con los empleados.

• Formaciones

Además de enseñar contenidos útiles de forma gratuita y fomentar el desarrollo y crecimiento de los trabajadores, los webinars o cursos profesionales son una oportunidad para conectar con compañeros de distintas áreas e incluso de distintos países. Las formaciones generan comunidad entre empleados y apoyan el trabajo en equipo y los modelos de comunicación alternativos.

• Cultura de empresa

Como en la solución anterior, desde la organización se pueden planear actividades de team building y eventos sociales virtuales para fortalecer la cohesión de los equipos. Asimismo, podemos implementar medidas de apoyo al bienestar, como asesoramiento o talleres de mindfulness.

En este caso, resulta esencial contar con una intranet donde informar a toda la plantilla de las novedades e iniciativas de la compañía. Con KVP, nuestra solución de RRHH, y Sommos, nuestro software de employee engagement y comunicación corporativa, puedes potenciar tu comunidad interna y dinamizar procesos de RRHH. En este portal centralizado no solo se podrán tramitar gestiones como solicitudes de vacaciones y gastos o reportar incidencias, sino que también funciona como muro de noticias. Permite la elaboración de newsletters y su posterior seguimiento, la creación de encuestas e incluso un chat para usuarios. Los empleados contarán con Sommos para resolver dudas, tomar decisiones y participar en actividades, realizando sus consultas diarias de forma ágil, sencilla y 100% online.

• Fomento de liderazgo y reconocimiento

Este aspecto resulta esencial para una comunicación interna satisfactoria. Ya sea a través de mensajes por un chat grupal o correo, como vía videollamada, comunicar al resto de compañeros sus logros y éxitos refuerza el sentimiento de orgullo y pertenencia, clave en cualquier puesto de trabajo. Existen herramientas, como Nailted, cuyo objetivo principal es el reconocimiento, gamificando la experiencia y fomentando la apreciación por el trabajo de los compañeros.

En hiberus, ayudamos a las empresas a adaptar sus entonos al teletrabajo. Con nuestras soluciones digitales, como KVP y Sommos, conectamos equipos y creamos una cultura empresarial fuerte, además de simplificar procesos y la gestión de la fuerza laboral al centralizarlos en una única plataforma.