¿Debemos gobernar datos o la conducta de las personas con respecto a los datos?

Sólo en 2018, nuestro mundo cada vez más digital creó, capturó, replicó y consumió 33 zettabytes de datos digitales, y se espera que esta cifra aumente a 175 zettabytes para el año 2025. A esto lo llamamos la esfera de datos global, e IDC (International Data Corporation) ha estado calculando el tamaño de la esfera de datos global durante más de una década.

Seagate ha anunciado recientemente la publicación del análisis más reciente e importante de IDC sobre tendencias de datos: Data Age 2025: la digitalización del mundo desde el borde hasta el núcleo. Durante más de cincuenta años, IDC ha sido un proveedor muy respetado de inteligencia sobre aplicaciones de TI, telecomunicaciones y tecnología de consumo. IDC ha publicado actualizaciones periódicas que rastrean, examinan y explican el desarrollo de nuestro mundo en constante avance y altamente conectado y ávido de datos; está prediciendo que la Esfera Global de Datos, la suma de todos los datos creados, capturados o replicados en ubicaciones centrales, perimetrales y terminales, crecerá de 33 ZB en 2018 a 175 ZB en 2025. Esto sin duda genera un punto de atención en cómo tratamos los datos en las organizaciones. De lo contrario, la información crecerá de manera constante, por lo que las decisiones serán sesgadas y, en muchos casos, inexactas, llevando al fracaso de las estrategias comerciales, provocando pérdidas económicas, trabajadores desmotivados, alta tasa de rotación e incluso daños a la reputación de la empresa por multas aplicadas por violar normativas vigentes.

Dicho esto, es necesario reconsiderar el enfoque: la Gobernanza de Datos es, en una definición muy breve, la ejecución de la autoridad sobre los datos (DAMA). Sin embargo, no lo hacemos sobre los datos en sí; los datos no se gestionan solos, los metadatos no se definen por sí solos, las reglas de calidad y las políticas tampoco. Para lograr esto, tenemos que involucrar a las personas para que gestionen, definan e implementen estas tareas.

Así, podemos definir que es el comportamiento de las personas sobre los datos el aspecto más importante a gestionar para lograr este cambio fundacional en la cultura de la organización.

Por lo tanto, podríamos abrir el concepto de Gobernanza de “DATOS” a la Gobernanza de “PERSONAS”. Esta definición se enfoca en formalizar comportamientos, integrar y responsabilizar, involucrando en el proceso en cada momento a las personas que trabajan con datos, generando una Cultura de Datos, alineada con los objetivos organizacionales, donde la gestión adecuada de los datos sea natural y compartida por toda la organización.

¿Cómo involucramos a las personas en este proceso?

• La gobernanza de datos no debe ser invasiva, no debe “imponerse”, ya que puede generar resistencia, falta de participación y compromiso. Para que las iniciativas funcionen en el medio a largo plazo, tenemos que trabajar con los miembros de la organización “para convencerlos” de los beneficios de tener una estrategia de Gobierno de Datos, y cómo mejorará su trabajo diario.
• Las personas pueden resistirse al cambio, especialmente si implica cambios en los procesos o en la forma de hacer las cosas, es decir, si hay una filosofía instalada: “Lo que funciona no se toca”. Es necesario que cada miembro comprenda “por qué y para qué se hacen las cosas”, y las consecuencias de no hacerlas correctamente desarrollando un Plan de Gestión del Cambio que comunique, integre y capacite a la organización desde el inicio de las iniciativas de Gobierno de Datos. Para lograrlo, es fundamental que todos los empleados que crean, transforman y/o consumen datos tengan pleno conocimiento de las metas y objetivos de cada producto de datos. Si no están adecuadamente definidos o no están alineados con las prioridades y estrategia de la empresa, puede resultar difícil obtener el apoyo y la adopción necesarios para que el programa de Gobernanza de Datos tenga éxito.
• El liderazgo activo que sustenta la estrategia definida para implementar el gobierno del dato es de gran importancia. El apoyo y compromiso de cada uno de los participantes aporta valor y logra la colaboración. El líder, a través de la escucha constante, es capaz de identificar y abordar eficazmente los conflictos y ayudar a resolverlos rápidamente, superando los desafíos tomando acciones preventivas y correctivas de manera oportuna. A su vez, los participantes del programa deben ser honestos y abiertos acerca de las limitaciones, los desafíos y otros efectos de la toma de decisiones sobre la gobernanza de datos, para que nadie se sienta excluido o desanimado en su trabajo.
• Es un grave error suponer que las iniciativas de Gobierno de Datos son responsabilidad únicamente del área de TI. Es importante involucrar a todas las áreas conformando un Comité o una Oficina de Datos con miembros de cada departamento para analizar en conjunto los problemas y necesidades, estableciendo estándares de trabajo y resolución de problemas compartidos por toda la organización. Esto generará rapidez y una mejor dinámica en el trabajo diario de todas las personas que tratan con datos.
• Otro aspecto importante es asegurar que la organización cuente con la tecnología adecuada para poder aplicar el Gobierno de Datos, mediante el desarrollo de las habilidades y conocimientos necesarios dentro de la organización para aprovechar eficazmente las tecnologías digitales. De lo contrario, se necesitarán desarrollos técnicos para tareas como la elaboración de perfiles y catalogación. Esto puede ser complejo y requerir demasiado tiempo en desarrollarse, además de no tener el resultado esperado, pudiendo provocar desmotivación y falta de compromiso.

Beneficios organizacionales de trabajar en este enfoque

• La plena confianza de los datos: los datos confiables son la base para la toma de decisiones. Cuando los usuarios comerciales participan en iniciativas de datos, confían en los datos y están dispuestos a compartir esa información y conocimientos, las decisiones técnicas, operativas y estratégicas serán las mejores.
• Lograr el máximo valor: los análisis y la interpretación de datos nos permiten identificar oportunidades y tendencias emergentes en el mercado, produciendo insights positivos, al descubrir rápidamente patrones, correlaciones y relaciones no evidentes previamente. Esto ayuda a detectar nuevas oportunidades de negocio y a adaptarse rápidamente al mercado.
• Mejora de la fluidez del proceso: el valor máximo de los datos también se traduce en mejoras en la eficiencia operativa y la productividad. Al utilizar los datos de manera eficaz, las organizaciones pueden identificar áreas de mejora, optimizar procesos, reducir costes y aumentar la eficiencia general. Esto se logra identificando cuellos de botella, automatizando tareas, optimizando recursos e implementando prácticas más eficientes.
• Democratización de la información: cuando el equipo los tiene disponibles, accede fácilmente y gestiona de forma autónoma la mayor cantidad de datos sobre su sector, sus clientes y el mercado, sienta las bases para un mejor desempeño individual y grupal y es capaz, en cualquier momento, de tomar mejores decisiones, basándose en una comprensión precisa de lo que sucede a su alrededor.
• Disminución de conflictos y fricciones internas: si las personas conocen las iniciativas de Gobierno de Datos y participan en ellas, elaborando estrategias de desarrollo, control y resolución de problemas respecto a los datos, los conflictos inevitablemente disminuirán y habrá un mejor clima en los equipos de la organización.
• Reducción de riesgos: el análisis de datos puede ayudar a las organizaciones a identificar y mitigar riesgos potenciales. Con los datos correctos, las organizaciones pueden identificar patrones de riesgo, evitar accesos indebidos, detectar fraudes, predecir comportamientos inusuales y tomar medidas preventivas, facilitar el cumplimiento de las regulaciones y estándares aplicables, evitar sanciones y riesgos legales.

En resumen, para involucrar a las personas en iniciativas efectivas de Gobierno del Dato es necesario establecer un plan de comunicación y capacitación, definir roles, responsabilidades y una estructura de propiedad clara para que los procedimientos sean efectivos y brinden el soporte tecnológico necesario. Las personas son el fundamental activo de la organización, quienes realmente dan valor a la información, por lo que es necesario involucrar continuamente a los equipos que trabajan con datos para maximizar su valor.

En hiberus somos expertos en Data & Analytics. Llevamos a cabo proyectos de gobernanza de datos con el objetivo de dato único, garantizando siempre la seguridad y la calidad del dato.