Julio Borque es el jefe del Servicio de Coordinación Administrativa y Procedimientos Automatizados del Departamento de Agricultura, Ganadería, Alimentación y Medio Ambiente del Gobierno de Aragón.
En su función está el impulso y la organización de todos los procesos automáticos. El servicio se llama exactamente “Asistencia técnica y procesos informáticos” y viene a decir que se encargan tanto en los procesos de creación de aplicaciones como una asistencia general a todo el departamento en materia tecnológica. Esto en colaboración con Aragonesa de Servicios Telemáticos, que es la entidad pública que coordina a todo el Gobierno de Aragón en cuestiones como, por ejemplo, son las telecomunicaciones, la administración de sistemas o la administración de base de datos. Desde el departamento se encargan también de la coordinación con el Ministerio, el Fondo Español de Garantía Agraria…
Hacemos de puente entre la gestión pura de negocio y la parte más informática de los sistemas.
Analizáis y detectáis todas las necesidades del servicio y las trasladáis a los equipos de desarrollo para que vayan creando nuevas funcionalidades y mejoras.
Es fundamental que no haya demasiado espacio entre la tecnología y el usuario. Es clave entender qué es lo que necesita.
Nuestro papel fundamental es hacer de nexo entre esas dos partes. Tenemos gente especializada que conoce las gestiones que debe realizar el usuario final y con conocimientos informáticos. Es una ventaja el valor añadido que se da desde este servicio.
Cada vez es más importante escuchar al usuario, conocer cómo se comporta y diseñar todos estos trámites de una forma más accesible y fácil para ellos.
Sí. Estamos en ese punto medio en el que comprendemos las demandas del usuario y podemos dialogar perfectamente con el equipo técnico que no tenga ese conocimiento para poder desarrollar una herramienta que sea útil, usable y cómoda.
¿Cómo dirías que la tecnología facilita la gestión y control de las ayudas agrarias? (PAC y propias de GA)
Dentro del departamento, nuestra gestión informática más importante es la gestión de los fondos europeos.
Gestionamos las ayudas de aproximadamente 65.000 perceptores. En el punto en el que estamos actualmente, las ayudas agrarias no se podrían gestionar sin tecnología. Desde el proceso de solicitud, así como el control administrativo. El avance que tenemos en estos momentos es hacer la relación del ciudadano con la administración lo más cómoda posible.
En el plano de los Fondos Europeos Agrarios es fundamental una parte intermedia. Es un sector muy organizado, hay cooperativas, sindicatos agrarios y otras organizaciones que hacen de puente entre el destinatario final y la administración.
¿Cómo ha ido cambiando la PAC y cómo habéis contribuido a ello desde la SGT con la digitalización de procesos, tablets…?
Partimos de una informática antigua por eso es fundamental que haya una dinámica de cambio, no estamos hablando de un nuevo proyecto.
Nuestra colaboración con Hiberus se basa en el mantenimiento de aplicaciones ya existentes y en la adquisición de las características necesarias de administración electrónica y simplificación de modelos, para que sean más lógicas.
Esto se enmarca entre movimientos muy generales como la administración electrónica, la digitalización, modelos de simplificación administrativa. En ese marco se integra el esfuerzo informático de mantenimiento que tenemos.
¿Cuántos años lleváis trabajando en esto?
Empecé a trabajar en el departamento en la primera parte de los años noventa y se trabajaba con métodos muy rudimentarios. El principal problema era la mecanización de papeles. La década de los noventa fue el momento de impulso.
Ahora mismo con la democratización de los procesos, ha supuesto que el registro de una solicitud para un usuario sea como guardar en cualquier aplicación ofimática. Es semejante a cuando guardas un documento de Word en el disco duro.
Cuando tienes una solicitud estable y validable, inmediatamente firman y registran electrónicamente para que se archive. Antes el usuario debía trasladarse a una oficina, hacer cola y poner los sellos correspondientes. Ahora ha supuesto poner un botón, una clave, una firma electrónica y recibir un documento con validez plena.
Nuestro propósito es que en toda la tramitación, puedas acceder con un correo electrónico a una sede electrónica y recibas tus importes y la información detallada.
Nosotros trabajamos con sistemas parecidos a la declaración de la renta y generación de nóminas. Son procesos masivos que tienen que funcionar de forma muy automática y con una periodicidad muy estable.
¿Se podría decir que vuestra unidad siempre va impulsado la digitalización en trámites administrativos en Gobierno de Aragón?
Electrónicamente la solicitud única de la PAC se presentó por primera vez en el año 2010. Fuimos pioneros en esos momentos dentro del gobierno de Aragón y supuso una revolución en ahorro de papel en nuestras oficinas comarcales que estaban llenas de documentos. De un día a otro estaban en formato electrónico.
Somos un organismo pagador que gestiona más de quinientos millones de euros al año. Recientemente se ha llegado a un acuerdo sobre el próximo periodo de programación de los fondos europeos agrícolas desde el año 2023 al año 2027, lo que implica que tenemos una trayectoria asegurada de que esta gestión va a seguir existiendo y no cesar en los objetivos que hemos comentado sobre la simplificación, porque será para ellos un ahorro de costes y para nosotros una mejor gestión y control.
Trabajáis con sociedades distribuidas en diferentes localizaciones por lo que agilizar los trámites supone una gran ventaja.
Como departamento tenemos una implantación en el territorio muy amplia. Tenemos distribuidas cuarenta y ocho oficinas comarcales agrarias. Nuestros usuarios están en todo el territorio. Además, las unidades colaboradoras como las sociedades agrarias u oficinas bancarias tampoco están centralizadas.
Tenemos una gestión muy heterogénea. Dentro de los Fondos Europeos Agrarios hay una gran variedad de convocatorias y todas requieren informatización. Los servicios se encargan también de la coordinación de aspectos que no son ayudas, como sistemas de extinción de incendios adecuados, sistemas informáticos de gestión de residuos…
¿Cómo ha evolucionado la PAC y cómo habéis contribuido con la digitalización de procesos?
Llevamos tres décadas, y la revolución ha sido evidente. La mayor revolución ha sido en nuestra gestión interna, ahorro de costes que tenemos nosotros como la documentación electrónica tendiendo al ‘papel cero’.
La digitalización también ha crecido con el uso de tablets para los inspectores en las inspecciones de campo, mediante procesos informáticos que cruzan base de datos electrónicamente que dan resultados para avisar a los interesados.
Fuimos pioneros en 2006, 2007 y 2008. Compramos tablets que hacían compatibles nuestras aplicaciones informáticas para poder localizar las parcelas a inspeccionar mediante GPS. Pudimos incorporar información, trazar caminos y sacar fotos para incluir en los expedientes.
Ahora estamos impulsado las notificaciones electrónicas con las ideas jurídicas que están obligadas por la ley y con las personas físicas que quieren tenerlo de manera electrónica. Estos avisos llegan al agricultor y a las entidades de representación y resuelven el global del problema. Esto es una dinámica de avance brutal.
En los años noventa para generar el proceso masivo de pagos podíamos estar una semana y media paralizando todos los sistemas.
La colaboración con Hiberus resulta fundamental para optimizar tiempos, procesos y crear un ecosistema de soluciones que se retroalimentan entre ellas.
¿Cuál ha sido el principal reto en este periodo?
La administración electrónica y su simplificación. El ciudadano no nos puede ver como causante de trámites innecesarios sino como una fuente de soluciones para que su ayuda le llegue lo más rápido posible.
¿Cómo has visto la adaptación de los usuarios, agricultores, red de colaboradores…?
Estamos hablando de una implantación territorial muy diversa en todo el territorio de Aragón. Actualmente se puede ver lo importante que es tener telecomunicaciones que abarquen todo el territorio, eso es un aspecto fundamental para nuestra gestión.
He visto una evolución con respecto a todos los usuarios. Un aspecto que juega en nuestra contra es que el medio rural está envejecido y cuesta más que en entornos urbanos. Pero ahora es sencillo encontrar a agricultores jóvenes profesionales que tienen la informática como aliada. Es una batalla que está ganada con el tiempo, lo que tenemos que hacer es acelerar el proceso.
La evolución y la implantación es positiva y viene para quedarse.
¿Cómo está ayudando el equipo de Hiberus en el proceso?
La contratación de Hiberus ha supuesto una renovación del mantenimiento de las aplicaciones informáticas y un uso más profesional.
Ha generado procesos más ágiles con respecto a experiencias anteriores. Hemos tenido una forma de organizarnos e interactuar mediante reuniones de seguimientos semanales, mensuales de organización ágiles, que han dado una calidad excelente.
Tengo sensación de un mayor control del proceso, ante cualquier problema que tengamos o que podamos tener en el futuro estamos preparados para adaptarnos a las circunstancias y preverlas.
La colaboración ha sido muy rica mezclando el conocimiento que teníamos nosotros con vuestras estrategias, siendo fácil la adaptación a un modelo que teníamos claro. Sin perder la frescura para que el usuario vea que hay agilidad e innovación.
Hiberus es una de las empresas punteras de Aragón y nos gusta apoyar lo nuestro, nuestra comunidad.
