Gobierno de datos en la administración pública

Un correcto uso de los datos es indispensable para el correcto funcionamiento de cualquier organización, sobre todo si es pública. Afortunadamente, existen procesos, estrategias y tecnologías que sirven para realizar una gestión óptima de toda la información. En este sentido, el gobierno de datos en la administración pública es una excelente ayuda.

¿Qué es el gobierno de datos en la administración pública?

Para entender el impacto que tiene esta metodología en la administración pública, primero hay que definir qué es el gobierno de datos. También se le conoce como Data Governance, y se trata de un sistema para gestionar la usabilidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los datos en una institución.

Llevado esto a la administración de carácter público, consiste en un ejercicio que sirve para tomar decisiones y hacer valer la autoridad de los datos en una organización. Involucra todos los procesos relacionados con la información organizativa y la ejecución de acciones.

Recopila datos sobre qué, cómo y cuándo se han hecho determinados procesos y los métodos se han empleado para lograr esos fines.

Factores involucrados en el Data Governance

En función del contexto, el gobierno de datos tiene incidencia en los siguientes elementos de la administración pública:

• Organismos. Es decir, las instituciones involucradas en la administración, independientemente de cuál sea su sector.
• Reglas. Implica normativas de negocio, directrices, políticas y cualquier tipo de regla que esté relacionada con el uso de datos.
• Derechos de decisión. Como hemos dicho, el gobierno de datos tiene la finalidad de tomar buenas decisiones a nivel de administración.
• Métodos de ejecución. Consiste en cómo se llevan a cabo los procesos y qué tipos de datos e información son utilizados para cumplir objetivos.

¿Por qué es importante el gobierno de datos a la administración pública?

La gobernanza del dato es de primera necesidad para la administración pública debido a los siguientes criterios:

• Gran tamaño. La administración es bastante grande, y por ello la gestión tradicional de los datos no es suficiente. En cambio, con un sistema de gobierno se pueden realizar actividades multifuncionales con mayor eficacia.
• Sistemas de datos complicados. En armonía con el aspecto anterior, los métodos convencionales para administrar los datos se quedan bastante cortos en la administración pública. Recuerda que están involucrados aspectos financieros, médicos, legales, entre otros.
• Programas multifuncionales. Los softwares de gobierno de datos son ideales para identificar las preocupaciones, preferencias y necesidades de una organización. Tal como se ha mencionado, esto ayuda a tomar mejores decisiones.
• Excelente regulación. La gobernanza de la información permite regular las normas y asegurarse del cumplimiento de las mismas. También abarca los requerimientos contractuales en cualquier tipo de institución pública.

Para hacernos a la idea de lo importante que es la calidad de datos en las organizaciones, son varias las empresas que cuantifican en términos económicos los costes de la no calidad de datos. Por ejemplo, Gartner estima que el impacto financiero promedio de la mala calidad de los datos en las organizaciones es de 9,7 millones de dólares al año, e IBM lo ratifica indicando que solo en EEUU las empresas pierden 3,1 billones de dólares anuales debido a la mala calidad de los datos.

Esto se debe a que las decisiones empresariales que pueden llegar a tomarse no serán mejores que los datos sobre los que se basan y por tanto pueden generar ciertos errores que impactarán negativamente en la eficiencia global de la organización. Niveles inadecuados de calidad de datos pueden llegar a provocar que haya: datos que no puedan ser usados, que se creen barreras para su accesibilidad o que aparezcan dificultades en su utilización en los procesos tácticos y estratégicos. Estos inconvenientes pueden ser el origen de graves problemas organizacionales tanto desde el punto de vista nivel económico, técnico, social, e incluso legal.

Ventajas de la Data Governance para el sector público

Cualquier sistema que permita estructurar los datos ayuda a ser mucho más organizado y eficiente. Tomando esto como base, estas son las ventajas más importantes del gobierno del dato:

• Optimiza la toma de decisiones
• Garantiza procesos completamente transparentes
• Reduce costes
• Aumenta la eficacia en la coordinación de esfuerzos
• Ahorra tiempo y recursos
• Protege las necesidades del personal público
• Construye procesos repetible
• Reduce la fricción a nivel corporativo

Retos para la gobernanza de datos en la administración

La administración pública dispone de una cantidad de datos abismal, y eso de por sí ya es un reto, porque la gestión no es nada sencilla. Aun así, existen otros factores involucrados en la gobernanza de datos:

Conservar la calidad

Para tomar las decisiones correctas, es indispensable que los datos tengan la más alta calidad. Se requiere que sean fiables, exactos y tan precisos como sea posible. De lo contrario, no servirán para solventar los problemas ni ofrecer cifras cuantificables.

Mantener la privacidad

El hecho de que una organización sea pública no significa que los datos puedan ser leídos o utilizados por cualquier ente o persona. Es fundamental velar por la seguridad y la privacidad de los datos relacionados con individuos o negocios.

Tener una buena organización

La acumulación de extensos volúmenes de datos hace que sea bastante complicado administrar la información y ese conocimiento para tomar decisiones útiles. Por consiguiente, hay que alinear estrategias, procesos y estructuras para generar buenos resultados.

¿Es el gobierno de datos el futuro para la administración pública?

Aunque diferentes organizaciones públicas están utilizando la Data Governance, no todas se han decidido a implementar este sistema. Sin embargo, es la manera más efectiva de gestionar la información de manera íntegra, transparente, auditable y responsable.

En definitiva, supone bastantes retos, pero a la larga hace de cualquier organización mucho más eficiente.

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