La incorporación de las nuevas tecnologías a la gestión documental de una organización, al igual que en otras áreas, debe suponer una ventaja competitiva. Como todo cambio, se parte de la asignación de una partida de inversión con el objetivo de tener un retorno.
Este artículo pretende ser un punto de reflexión previo a embarcarse en un proyecto que puede llegar a involucrar a todos los estamentos.
Objetivos de implantar un gestor documental
Los objetivos que se deben cumplir con la implantación de un gestor documental son:
1) Para todos los miembros de la organización, se debe facilitar el trabajo diario. Para esto, el sistema debe ser usable, flexible y orientado a la colaboración. Se debe garantizar una mejora en la eficacia y eficiencia en las tareas que no aportan valor a la compañía, como son la creación, consulta, localización y modificación de documentos.
2) Para el departamento de Informática / Sistemas, debe ser un repositorio de documentos seguro para aquellos que la Dirección considere relevantes, incluyendo rigurosos controles de usuarios, copias de seguridad, versiones, etc.
3) Para el departamento de Marketing / Comunicación / RRHH , debe ser una oportunidad para crear, gestionar y publicar contenido en web, permitiendo definir flujos de publicación, control de versiones y entornos disponibles.
Para cumplir estos objetivos se debe realizar un trabajo de análisis de requerimientos con los diferentes departamentos para involucrarlos en el proyecto desde el principio. Los usuarios deben percibir que se va a producir una mejora en los procesos actuales, que va a permitir aumentar el valor en las actividades que desempeñan.
Un objetivo adicional debe ser la fácil integración con otros sistemas ya existentes , como puede ser el ERP, CRM, Finanzas, etc.
Metodología
Para implantar un gestor documental, recomendamos seguir algunos de los principios de La Norma ISO 15489. La adaptación a esta norma debe ser iterativa incremental en función de los resultados obtenidos y las necesidades detectadas en el proceso.
Consideraciones a La Norma ISO 15489:
- Se aplica a la gestión de documentos, en todos los formatos o soportes, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de crear y mantener documentos de archivo
- Regula la asignación de las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos de archivo y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos documentos
- Regula la gestión de documentos de archivo como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 9001 e ISO 14001
- Está destinada a su uso por:
-
- los directivos de las organizaciones
- los profesionales de la gestión de documentos de archivo, de la información y de sus tecnologías
- el resto de los empleados de las organizaciones
- cualquier persona que tenga la responsabilidad de crear y mantener documentos de archivo.
Todas las organizaciones necesitan identificar el entorno normativo que afecta a sus actividades y los requisitos para documentar sus actividades. Las políticas y los procedimientos de las organizaciones deberían reflejar la aplicación del entorno normativo en sus procesos de negocio. Una organización debería poder probar a través de sus documentos de archivo que realiza sus actividades de acuerdo con el entorno normativo.
Para diseñar e implantar sistemas sostenibles de gestión de documentos de archivo, resulta esencial contar con una metodología de diseño e implementación.
La metodología expuesta a continuación no está concebida de un modo lineal. Las tareas pueden realizarse en diferentes etapas, de forma reiterada, parcial o gradualmente, de acuerdo con las necesidades de la organización:
Análisis de las actividades de la organización
Se recopila información de fuentes documentales y mediante entrevistas se identifica y documenta cada función, actividad y operación, estableciendo una jerarquía entre ellas. De igual forma se identifica y documenta el flujo de los procesos y operaciones que las engloban.
Identificación de los requisitos
Se recopila información de fuentes documentales y mediante entrevistas se identifican las necesidades de evidencia e información relativas a cada una de las funciones, actividades y operaciones de la organización que se debería satisfacer mediante documentos de archivo. Los requisitos pueden derivarse de un análisis del entorno normativo de la organización y del riesgo que supondría el no crear o no conservar los documentos. Se determina cómo se puede satisfacer cada uno de los requisitos mediante los procesos de gestión documental. Por último se debe elegir para los documentos de archivo la estructura que se adapte mejor a cada función, actividad u operación.
Evaluación de los sistemas existentes
Se debe Identificar y analizar los sistemas de gestión de documentos de archivo existentes y otros sistemas de información, con objeto de medir el grado de cumplimiento de los requisitos identificados.
Identificación de estrategias para cumplir los requisitos
Se identifican las estrategias tales como la adopción de políticas, normativas, procedimientos y prácticas o el diseño e implementación de nuevos sistemas destinados a cumplir los requisitos. Las estrategias pueden aplicarse a cada uno de los requisitos por separado o conjuntamente. Las estrategias se deberían seleccionar en función del nivel de riesgo derivado del incumplimiento de un determinado requisito, ya sea en la función que el sistema de gestión de documentos de archivo pretende respaldar, en el entorno de los sistemas ya existentes o en la cultura corporativa en la que la estrategia debería aplicarse con éxito.
Diseño de un sistema de gestión de documentos de archivo
Se diseña el sistema de gestión de documentos de archivo que incorpore las estrategias, procesos y prácticas resultado de las fases anteriores. Se debe garantizar que el sistema de gestión de documentos de archivo apoye y no dificulte los procesos de negocio. No se debe descartar evaluar y, si es necesario, rediseñar los procesos de negocio y los sistemas operacionales y de comunicación para incorporar la gestión de documentos de archivo.
Implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo
La implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo debería realizarse de una forma sistemática, planificando el proyecto y utilizando la metodología adecuada para cada situación, con el objetivo de integrar el funcionamiento de los sistemas de gestión de archivo en los procesos de negocio y sistemas asociados.
Implantación y formación
No se deben descuidar las actividades necesarias para implantar cualquier sistema informático en la infraestructura de una organización. Se deben coordinar estas acciones con el Departamento de Sistemas correspondientes. De igual forma, se debe prever la ejecución de un plan de formación para los diferentes niveles de usuarios de la organización.
Revisión posterior a la implementación
Recopilar información acerca del rendimiento del sistema de gestión de documentos de archivo como un proceso integral y continuo. Esto se puede realizar entrevistando a los directivos y a los empleados clave mediante cuestionarios, observando el sistema en funcionamiento, examinando los manuales de procedimiento, el material de formación y el resto de la documentación, y llevando a cabo verificaciones aleatorias de la calidad de los documentos de archivo y de las medidas de control. Revisar y evaluar el rendimiento del sistema, poner en marcha y supervisar las acciones correctoras y establecer un régimen de supervisión continua y de evaluación periódica.
¿Por dónde empezar?
A continuación, se describen algunas de las consideraciones que se deben abordar en la fase de análisis e identificación de requisitos descritos anteriormente:
- Determinar qué documentos de archivo deberían ser creados en cada proceso de negocio y la información que es necesario incluir en dichos documentos.
- Definir los metadatos que deberían crearse junto al documento de archivo y a lo largo de los procesos relacionados con el mismo, y cómo se vincularán y gestionarán dichos metadatos a lo largo del tiempo.
- Seleccionar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos de archivo durante los procesos de negocio o por otros posibles usuarios y los plazos de conservación necesarios para cumplirlos.
- Evaluar los riesgos que se derivarían de la ausencia de documentos de archivo que testimonien las actividades realizadas.
- Asegurar los documentos de archivo se almacenan y se permita el acceso a los mismos a lo largo del tiempo, con objeto de satisfacer las necesidades de la organización.
- Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la política de la organización.
- Garantiza que los documentos de archivo se conservan en un entorno seguro.
- Identificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejor creación o gestión de los documentos de archivo.
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