La integración del ERP con un ecommerce: lo básico a tener en cuenta

Actualmente, uno de los aspectos más importantes para que funcione correctamente un ecommerce es su sincronización con el software Gestor de Recursos Empresariales (en inglés, Enterprise Resource Planning o ERP). Concretamente, se trata de la aplicación que integra todas las transacciones operativas llevadas a cabo por una empresa en una sola plataforma.

Ahora bien, hoy hablaremos sobre varias cosas a tener en cuenta antes de comenzar la integracion de erp con un ecommerce:

• Razones para dicha integración
• Formas de integrar un ERP con un comercio electrónico
• Principales entidades a integrar.

¿Por qué apostar por la integración de erp con ecommerce?

La razón principal de dicha integración se halla en la necesidad de que la información fluya en ambas direcciones. Debido a esta característica, el cliente de un ecommerce en cada momento debe disponer de información que reside en el erp acerca de la disponibilidad de stock, precios y muchos otros aspectos.

Al inicio de un comercio electrónico, muchas de estas tareas se realizan incluso de forma manual, y es con el aumento de ventas cuando cae por su peso la necesidad de automatizarlas: es el momento para la integración del erp con e-commerce.

El objetivo no es otro que tener la información en tiempo real y que cualquier modificación se vea reflejada en todos los sistemas que intervienen. Sobre el papel parece un reto sencillo pero la dificultad es máxima como veremos más adelante.

Formas de integrar un ERP con un comercio electrónico

Un factor fundamental a tener en cuenta a la hora de realizar una integración es la disponibilidad o no de algún tipo de plugin, módulo o integración nativa con el ERP desde el ecommerce. Con dicha acción se evita el desarrollo de una integración con el ERP a medida.

No obstante, aún en caso de que el comercio electrónico disponga de un plugin de coste extra, aconsejamos que se evalúen las posibilidades que ofrece para ver si cubren nuestras necesidades, así como su coste, y compararlo con el coste de un desarrollo a medida.

Tradicionalmente, la integración con el ERP se realiza mediante servicios web, en caso de ser síncrona, o mediante colas de mensajes o ficheros en caso de ser asíncrona. Actualmente esto ha cambiado con nuevas variantes.

En este punto añadiremos otro actor más llamado Bus de Servicio Empresarial (ESB por sus siglas en inglés) como piedra angular que puede ser la base de una arquitectura orientada a servicios (SOA). Las principales características que nos ofrecen es facilitar el enrutamiento de mensajes, desacoplar sistemas y quizás, lo más complejo, la orquestación o coordinación de múltiples servicios.

Otro nuevo producto es la Caché usada como capa intermedia (en inglés Middleware). Ha tomado especial relevancia a la hora de conseguir inmediatez a la hora de mostrar grandes flujos de información.

La forma de integración elegida debe basarse, por supuesto, en las capacidades de integración que ofrezca el ERP, pero también en otros factores como el volumen y periodicidad de la información a intercambiar y la seguridad.

Principales integraciones

Finalmente, nos centraremos en lo que compone una integración erp con ecommerce:

• Clientes.
• Pedidos y facturas.
• Productos.
• Precios y promociones.
• Inventario o stock.

Para cada una de estas entidades, es necesario analizar factores como:

• Direccionalidad de la integración, es decir, si debe ser unidireccional (del ERP hacia el e-commerce o del e-commerce hacia el ERP) o bidireccional.
• Si es necesaria una integración en tiempo real (síncrona) o basta con realizar una sincronización de datos de forma periódica (asíncrona).

Integración de clientes

Aquí debemos diferenciar dos modelos: B2B y B2C. En el modelo B2B, el maestro de clientes es el ERP, mientras que en el B2C es el e-commerce. En ambos casos hay que evaluar si replicar o no dichas informaciones en ambos sistemas.

El módulo del ERP que contiene esta información suele denominarse CRM (en inglés customer relationship management).

Lo aconsejable a nivel general es conseguir lo que llamaremos el dato único, y aplicaremos las técnicas anteriormente citada para conseguir que la información de clientes no se encuentre repartida en distintos puntos.

Integración de pedidos y facturas

Debido a la contabilización de dichas informaciones, los pedidos y facturas generados en el e-commerce se deben integrar con el ERP. Dentro de este punto entrarían integraciones tan importantes y complejas como pasarelas de pagos y comunicaciones a los distintos departamentos de finanzas.

Integración de productos

Algo habitual es que la información que visualizamos de un producto provenga de distintas fuentes de datos y que además la cocinemos y enriquezcamos a nuestro gusto para nuestro e-commerce. El proceso de integración, carga y publicación tiene que ser muy depurado y lo más automatizado posible.

Habitualmente, esta integración es asíncrona y unidireccional: los datos viajan de forma periódica del ERP al e-commerce, y allí son enriquecidos.

Integración de precios y promociones

La información de precio y cálculo de promociones puede estar dentro del e-commerce o residir en el ERP u otro sistema. Según en el caso que nos encontremos y de la cantidad de información con la que trabajemos tendremos que aplicar diferentes técnicas de integración. A nivel general está muy extendido el uso de caches intermedias como explicábamos con anterioridad.

En el caso de lógicas de pricing complejas, como en un B2B, la lógica de precios reside en el ERP y el e-commerce consulta esta información de forma síncrona, mientras que en un B2C lo normal es que esta integración sea asíncrona.

Integración del stock

Y para acabar, otro aspecto fundamental es sincronizar el inventario o el stock entre ambas plataformas. Lo recomendable es que se realice de forma natural en el ERP, mientras que el ecommerce lo lea cada cierto tiempo, en función del volumen de información y pedido.

Integrar un ecommerce con un erp requiere un proceso de análisis complejo y conviene tomarlo en serio para no morir en el intento. Cuando diseñamos la solución debemos preveer aspectos como volumen de información, velocidad de acceso y otros muchos factores, analizarlos y entonces escoger la tecnología adecuada.

El éxito o fracaso de la estrategia omnicanal de un e-commerce dependerá en gran medida de la integración con el erp, así que no hay que descuidarlo.

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