Por lo general, un servicio técnico de reparaciones suele estar compuesto por un equipo de profesionales de diferentes departamentos con entornos de trabajo y tareas diferentes entre sí: personal dedicado a la atención del cliente, técnico dedicados a las tareas de reparación, encargados del reaprovisionamiento de material, departamento de facturación, presupuestos, gestión con los proveedores, etc. La cantidad de personal y la complejidad de las tareas varía mucho en función de cada Servicio de Asistencia Técnica (SAT) y de sus necesidades.
Pero todos los SATS, independientemente del número de personal deben tener algo en común, una buena organización de equipo.
La importancia de un equipo de asistencia técnica organizado
Aunque parte de las tareas puedan ser comunes para todo el equipo de trabajo del SAT, hay tareas que son exclusivas y a veces tienen que ser realizadas con total independencia del resto. La clave es que las tareas exclusivas puedan supervisarse por el resto de los miembros para mantener una buena organización de equipo.
La comunicación y el acceso a la información es vital para una buena organización, por ejemplo, en la atención al cliente en la oficina se ha de poder informar a un cliente cuando fue la última vez que determinado técnico acudió a un aviso y qué reparaciones se llevaron a cabo, a cuanto ascendió la visita y cuando se facturó. Y por supuesto todo ello sin tener que consultar con ningún técnico o personal administrativo.
Para llegar a tal nivel de organización es vital contar con las herramientas adecuadas y un mínimo de disciplina a la hora de documentar todos los pasos realizados, solo así se puede dar un excelente servicio de asistencia técnica.
Cada integrante del equipo del servicio de asistencia técnica debe poder realizar su parte asignada y dejarla en un punto que la retome el siguiente miembro del equipo. El flujo de trabajo entre los diferentes miembros de un equipo debe ser claro fácil de gestionar.
AtenEA para mejorar los problemas de organización de un equipo SAT
La solución AtenEA permite mejorar la organización de tu equipo de servicio técnico de reparaciones. Con nuestro software enfocado a SAT’s, cada miembro del equipo podrá organizarse de forma eficiente y autónoma, pero sin dejar de lado al resto del equipo.
Algo tan complejo como el proceso de organizar las revisiones de contratos de mantenimiento del próximo mes, puede iniciarlo un primer miembro del equipo, y luego otra persona puede ser la encargada de asignar y notificar las visitas consultando de forma ágil y directa la disponibilidad de los técnicos.
El técnico fuera de la oficina y con la app para servicio técnico, recibe la asignación de avisos en su teléfono móvil e incluso organizarlos como mejor le convenga. El estado y la finalización de los avisos se sincroniza a tiempo real siendo visible al personal de oficina.
Por ejemplo, si un técnico no puede finalizar un aviso por falta de material, solo tiene que indicar el repuesto y se notificará al personal del almacén. Una vez se recibe el repuesto se indica que aviso lo requiere para que el personal de oficina vuelva a gestionar el aviso.
La persona a cargo de la facturación puede organizar como quiere facturar los cobros a los clientes, pudiendo localizar rápidamente los tickets por facturar y decidir según la forma de pago, etc.
Este es solo un ejemplo en el que ver como con AtenEA cada proceso permite que el equipo se organice de forma independiente, pero sin dejar nunca de lado el trabajo en equipo.
Otros ejemplos de herramientas muy útiles para mejorar la organización son:
- Un plano de rutas de los avisos planificadas
- Un calendario con las vacaciones y ausencias de los técnicos para poder organizar mejor las visitas
- Visualización del inventario
- Reservas de material y el material pendiente de los técnicos para poder organizar los pedidos de material
- Propuestas de pedido con opción de configurar según un máximo y mínimo de stock.
Como vemos es de vital importancia tener una buena organización del equipo dentro de un servicio técnico de reparaciones. Es importante que el equipo de profesionales tenga flexibilidad para tomar la mejor solución ya que implica al resto del equipo.
Permitir una buena organización hacen de Atenea la plataforma más avanzada para cubrir las necesidades de los SAT. Si tiene dudas puede solicitar una demo para hablar con un especialista en la Plataforma Atenea sobre sus necesidades específicas de su SAT.
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