El sector servicios se caracteriza por una alta movilidad y rotación de personal, los horarios son complejos y se intenta flexibilizar al máximo las jornadas de trabajo del personal de modo que permitan responder a las necesidades del cliente de manera optima, esto finalmente se traduce en una gran dificultad a la hora de gestionar los cuadrantes de la plantilla.
Sin embargo, toda esta problemática no impide que año tras año sea uno de los sectores líderes, siempre en continuo crecimiento, acaparando a 8 de cada 10 trabajadores del mercado laborar. Igualmente de cara a 2019 las previsiones indican que será el sector principal en la creación de empleo en PYMES.
En el mercado global se apuesta cada vez mas por la externalización de servicios, y esta tendencia ha dado pie al concepto de servicio integral donde pequeñas y medianas empresas que inicialmente daban cobertura a una serie de actividades concretas, acaban proporcionando un extenso abanico de servicios basados en la confianza del cliente en su experiencia.
¿Qué son los cuadrantes de trabajo?
Los cuadrantes de trabajo es una tabla que recoge toda la información sobre los turnos de trabajo de los empleados de una compañía y, por esa razón, es una herramienta fundamental en la gestión, planificación y organización de los equipos de trabajo.
En este tipo de cuadrantes se muestran los turnos de los trabajadores cada día de la semana. Por lo cual, permite a los empleados organizar y planificar su tiempo y para los jefes es una herramienta imprescindible para organizar la empresa.
Los cuadrantes laborales suelen estar organizados por turnos de trabajo mensuales o anuales y contienen una leyenda explicativa. Por ejemplo, los horarios de la mañana suelen incluir una “M”, mientras que los días de vacaciones se apuntan con una “V”.
¿Por qué son importantes los cuadrantes de trabajo?
Los cuadrantes de trabajo son esenciales en una empresa para poder mantener organizado de una forma clara el sistema laboral. Permite a los empleados conocer en todo momento sus horarios y cuáles son sus días laborales y de vacaciones. Por su parte, los gestores de la compañía no tienen dudas sobre el horario de sus trabajadores y, por tanto, pueden organizar el trabajo de cada turno con comodidad.
Los cuadrantes laborales son cruciales para el éxito de una compañía, debido a que son la base del orden y la planificación.
Además, cabe destacar que los cuadrantes de trabajo son algo dinámico y en constante actualización, ya que con frecuencia surgen imprevistos con los empleados y otras situaciones, como vacaciones, bajas médicas, días libres, etc.
Las mejores plataformas para gestionar cuadrantes de trabajo
El adecuado tratamiento del capital humano que posee toda empresa de servicios, proporciona un extra de calidad y profesionalidad que habitualmente se convierte en el punto de inflexión por el cual un cliente decide escoger una oferta de servicios frente a otra.
Con el objetivo de proveer más y mejores servicios, y a la vez, maximizar la rentabilidad de una plantilla, el uso de un software de gestión de turnos se hace imprescindible. Este tipo de plataformas y softwares para la gestión de turnos permitirá al equipo de recursos humanos de la empresa una gestión más eficiente y fácil de los horarios de los trabajadores.
Seguidamente, detallamos una serie de mejoras que aporta al negocio la adquisición de un gestor de cuadrantes como KVP basándonos en de 3 indicadores fundamentales del crecimiento empresarial como son por ejemplo la calidad, la productividad y la rentabilidad.
CALIDAD |
PRODUCTIVIDAD |
RENTABILIDAD |
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Automatización y planificación |
Mediante los diferentes tipos de cuadrantes (Cliente – Servicio – Empleado – Patrón – Evento) planifica y gestiona de múltiples formas el día a día en la movilidad y cobertura de los servicios. Planifica las inspecciones para la evaluación de los indicadores de calidad en el cumplimiento del servicio | A través del Generador de Cuadrantes o la Planificación Parametrizada genera, almacena y reutiliza las secuencias de turnos mas óptimas para las necesidades de los diferentes servicios | Gestión integra tanto del absentismo y vacaciones, así como de las horas extra y de defecto con deducción y parametrización de meses a compensar. | ||
Accesibilidad
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La tecnología web KVP permite la gestión del acceso controlado a clientes/empleados que deseen información de sus servicios o aportar mejoras y sugerencias | El acceso remoto de la tecnología web de KVP permite que la gestión del trabajo se realice desde cualquier lugar. De igual modo facilita la toma de decisiones a nivel operativo y estratégico. | La tecnología web KVP es funcional en cualquier tipo de dispositivo móvil, tablet, portátil o equipo sobremesa disponible en el mercado actual. | ||
Alta Disponibilidad |
A través de KVP y su gestión de permisos personalizada, tendrá a su disposición en tiempo real, la información de los activos de la empresa que considere mas relevantes como pueden ser, las horas realizadas en los turnos de trabajo, las tareas y fichajes asociados, los empleados disponibles, las alertas o necesidades de cobertura en un servicio, el absentismo, la movilidad etc. todo ello mediante informes exportables a PDF y Excel. | ||||
Confidencialidad Integridad y Seguridad |
KVP proporciona acceso exclusivo y controlado a la información disponible a través de conexiones seguras mediante tecnologías de comunicaciones VPN protegidas mediante cifrado. Incluyendo respaldo de la información mediante copias periódicas de seguridad. | Disponemos de Alertas configurables a nivel de usuario y control automático de solapamiento. El motor de disponibilidad nos permite ajustar la selección del personal óptimo para la realización del servicio en función de la categoría, capacitaciones o descanso. | Cuenta con notificaciones a nivel de proceso crítico junto con la gestión completa de perfiles de usuario que posibilita el bloqueo mensual y el almacenamiento de datos históricos de manera completamente auditable, incluyendo un potente gestor para la recuperación de turnos eliminados. | ||
Adaptabilidad |
KVP se adapta a empresas de cualquier perfil, permitiendo la configuración de entornos multi empresa, multi delegación, de este modo ha sido implantado con éxito en plantillas que van desde los 100 hasta los 25.000 trabajadores incorporando un control de jornadas variables que permite gestión diaria, semanal, mensual o anual. Del mismo modo, KVP permite incorporar rápidamente cambios en la legislación como los derivados de las periódicas negociaciones de convenio (límites de horas complementarias a realizar, modificaciones de horas anuales o diferentes modalidades de descuento de jornada según el tipo de absentismo). Mediante módulo de control de presencia se podrá gestionar las necesidades derivadas ante una posible reforma laboral que plantea el actual gabinete de gobierno. | ||||
Hiper Especialización |
La potente parametrización de KVP le permite gestionar servicios en empresas con alta movilidad y líneas de negocio de todo tipo:
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KVP Incorpora un potente modelador de consultas que permite al usuario diseñar sus propios informes y consumir la información según las necesidades y criterios del día a día. De igual forma se permite configurar el idioma de la herramienta y se establece un sistema de colores para la identificación de sucesos. | KVP como herramienta hiper especializada se configura inicialmente según las necesidades definidas de modo que se adapta rápidamente a la metodología de trabajo y por consiguiente se minimiza el coste de implantación. Por otra parte facilita el seguimiento de clientes, análisis de costes y control de gastos.
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Innovación |
KVP esta diseñado con las últimas tecnologías de Microsoft .Net 4.7 y SQL SERVER 2016
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Sinergias |
Afianza la relación con el cliente mediante una herramienta de mejora conjunta que permita la retroalimentación en ambas direcciones. | Mejora la fluidez de en la comunicación de los diferentes departamentos, generando procesos sincronizados de gestión de la información común. KVP como herramienta de gestión operativa inicia el circuito de facturación y pago de nóminas. | |||
Si quieres mejorar la gestión de los cuadrantes de tu empresa y aumentar la productividad del capital humano, puedes solicitar una demo gratuita de KVP, nuestro sistema de gestión de cuadrantes de trabajo. En Hiberus te ayudaremos a elegir la tecnología más adecuada para las diferentes necesidades tu empresa. Contacta con nosotros si quieres un asesoramiento personalizado.
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