Qué es un CMS y para qué sirve

En un universo online en el que todo el mundo habla de la importancia del contenido en un e-Commerce, de que es casi obligatorio tener un blog y/o una tienda online y de que “el contenido es el Rey”, los CMS se convierten en una herramienta imprescindible para la mayoría de las empresas, grandes o pequeñas.

Pero… ¿qué es un CMS? ¿Para qué sirve? ¿Cómo eliges uno? Hoy vamos a contestar todas tus preguntas para que no te quede ninguna duda sobre qué es un CMS y por qué necesitas uno.

¿Qué es un CMS?

CMS son las siglas de Content Management System (Sistema de Gestión de Contenidos). De modo que, en pocas palabras, un CMS es una herramienta que ayuda a las empresas a crear, publicar y gestionar el contenido de sus páginas web.

Permite publicar y actualizar contenidos constantemente y tienen muchas funcionalidades que facilitan la automatización. Utilizar un Sistema de Gestión de Contenidos es la opción más elegida por todas aquellas empresas e individuos que quieren tener un sitio web dinámico y actualizado.

¿Cómo funciona un Sistema de Gestión de Contenidos?

El truco de los contenidos online es que no vale con hacer unos pocos, publicarlos y esperar a que den resultados. El trabajo en contenidos es constante y requiere actualización, perseverancia y paciencia. Además, el mismo público busca siempre el contenido más nuevo y actualizado. Esto es así desde antes de la existencia de Internet así que no podemos esperar que cambie en el futuro.

Tanto si tienes un e-Commerce como un sitio web informativo o sencillamente un blog personal, para llegar hasta tu audiencia es necesario que ofrezcas siempre el contenido más novedoso y tus productos y servicios deben estar actualizados. Pero, sin un CMS ¿cómo habría que hacer estas actualizaciones constantes?

Sería necesario crear cada página desde cero por cada contenido y, además, habría que hacer cada actualización de forma manual. En otras palabras, para cuando terminases de publicar el nuevo contenido, ya estaría obsoleto. Eso suponiendo que tuvieses los conocimientos técnicos necesarios o los recursos para pagar a personas con dichos conocimientos.

Entonces ¿para qué sirve el CMS y cómo funciona?

Para qué sirve y características CMS

Precisamente, la función de un software CMS es facilitar todos esos procesos y ponerlos a disposición del público general que no tiene ni el tiempo ni los conocimientos técnicos. De forma muy sencilla, podríamos decir que funcionan como “plantillas” pero no solo para el aspecto exterior (frontend) sino también para toda la gestión interna (backend).

Utilizando un CMS para gestionar tu contenido, podrás automatizar la mayoría de los procesos que mantienen tu sitio web vivo y actualizado.

Aunque, como veremos más adelante, podemos hacer una comparativa de CMS en función de tu objetivo, tipo de negocio y la tecnología que utilices, todos los Sistemas de Gestión de Contenidos tienen algunas características básicas compartidas:

• Cuentan con herramientas para crear y publicar diferentes tipos de páginas.
• Permiten la creación y edición de texto de forma rápida y sencilla.
• Cuenta con opciones de edición de código web.
• En el caso de los e-Commerce, permiten la gestión de stock de productos y seguimiento de ventas.
• Biblioteca de medios que permite almacenar, cargar y publicar imágenes y videos en todo el sitio.
• Posibilidad de escalar el proyecto y añadir nuevas funcionalidades mediante pluggins y add-ons.
• Un CMS suele contener herramientas que facilitan el diseño frontend del sitio web y debería facilitar la integración plantillas y diseños propios.

Tipos de CMS

Como ya hemos mencionado, podemos diferenciar varios tipos de CMS en base a diferentes criterios.

Por un lado, podemos distinguirlos según la tecnología que emplean o los diferentes lenguajes de programación que usan: php, Java, JavaScript, Ruby on Rails, Phyton, etc.

Por otra parte, se pueden clasificar los CMS dependiendo de su funcionalidad:

• ECM: Corresponde a Enterprise Content Management. Son CMS especialmente pensados para gestionar los documentos y contenidos empresariales.
• DAM: Son muy similares a los gestores ECM pero se especializan la gestión de los llamados rich media. Es decir, con ellos se almacenan, gestionan contenidos de tipo audiovisual principalmente.
• DXP: Si te preguntas cuáles son las diferencias entre plataformas CMS y DXP, la respuesta rápida es que las DXP no solo facilitan la gestión de contenidos, sino que conectan entre sí las diferentes plataformas que se estén empleando.
• CMS de E-Commerce: Son CMS que se han diseñado para facilitar todos los aspectos relacionados con el comercio electrónico, tales como Liferay, Drupal, Magento…
• Wikis: Estos gestores de contenido se centran en facilitar páginas web de tipo enciclopédico.
• CMS Foros: Estos gestores de contenido facilitan las herramientas necesarias para diseñar y gestionar foros de Internet.
• CMS para medios. Los medios de comunicación son otro de los grandes sectores que utilizan gestores de contenido en su día a día, y debe ser un proceso rápido y sencillo. Las tareas diarias de las redacciones digitales se desempeñen con agilidad y comodidad con gestores como Xalok como CMS.

Finalmente, podemos clasificar los CMS en dos tipos según el tipo de licencia: Código abierto o código cerrado.

Ventajas de usar un CMS

Utilizar un CMS tiene un gran número de ventajas y facilidades que ayudan a que la gestión de tu sitio web sea exitosa.

• Interfaz de uso sencilla: Los Sistemas de Gestión de Contenidos suelen tener interfaces de usuario que hacen que su manejo sea intuitivo, rápido y fácil. El objetivo es que los equipos puedan centrarse en la creación y actualización de los contenidos sin tener que preocuparse por la parte técnica.
• Optimización SEO: La mayoría de los CMS ofrecen alguna opción que permite optimizar el sitio web para que sea del agradado de los motores de búsqueda, como por ejemplo la optimización SEO en Drupal. Si trabajas correctamente el SEO (Search Engine Optimization) lograrás aparecer en la parte superior de las páginas de búsqueda.
• Opciones para webs de cualquier tamaño: Un CMS se puede utilizar tanto para gestionar el e-Commerce de una gran plataforma internacional como para crear un sencillo blog personal para comentar tus opiniones sobre un tema. La idea es que todo el mundo, con conocimientos técnicos o sin ellos, tenga la posibilidad de crear contenido online.
• Mejora la velocidad de carga de tu web: Los tiempos de espera desde que tu usuario hace click hasta que ve el contenido deben ser muy, muy reducidos, tanto para que el usuario no pierda la paciencia como para que los motores de búsqueda consideren tu página como relevante. Y más desde una de las mayores actualizaciones de Google en los últimos años relacionada con las llamadas Core Web Vitals. Un CMS te ayuda a optimizar esos tiempos de carga para que tu web sea veloz y además también te señala los elementos que están dando problemas de velocidad de carga.
• Reduce el coste de mantenimiento: Utilizar un CMS en lugar de un desarrollo propio te permite no depender de un programador específico. Si hay que hacer actualizaciones del sistema o surgen fallos, emplear un Sistema de Gestión de Contenidos es más sencillo y suelen contar con equipos de servicio técnico que facilitan los cambios y son más económicos que un programador exclusivo.

¿Cómo elegir el mejor sistema de gestión de contenido para ti?

Ahora que ya sabes qué es un CMS, qué tipos hay y por qué deberías usar uno, seguramente te estés preguntando cuál es el mejor CMS para tu negocio.

Para elegir un CMS tendrás que plantearte algunas preguntas:

• ¿Qué clase de negocio tienes? ¿Necesitas una tienda online?
• ¿Qué funcionalidades específicas vas a necesitar?
• ¿Qué estrategias de marketing online vas a seguir? ¿Necesitas que estén todas integradas?
• El CMS que estás considerando ¿tiene una comunidad amplia que lo respalda?
• ¿Cuál es la opinión y experiencia de uso de otros usuarios del CMS?
• ¿Se trata de un CMS escalable como Drupal 8 o tendrás que hacer una migración a otros CMS al cabo de unos pocos años?

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