La transformación digital de cualquier empresa, ya sea grande o pequeña puede suponer una tarea abrumadora. Son muchas las nuevas terminologías que hay que comprender y un sinfín de herramientas digitales que hay que aprender a utilizar. Liferay, Salesforce, SAP C/4HANA… y en el caso de hoy, los CRM. Todas ellas son herramientas y softwares de los que escucharás hablar y que pueden hacerte pensar que te están hablando en un idioma que no entiendes.
Así que si te estás preguntando qué son los CRM, cómo funcionan y, principalmente, cómo puede ayudar a que tu empresa siga creciendo, estás en el lugar adecuado. Vamos a explicarte todo lo que necesitas saber sobre los sistemas CRM.
Qué es un CRM
Las siglas CRM significan Customer Relationship Manager o, en castellano, Gestión de las Relaciones con Clientes.
Como su propio nombre indica, un CRM es un sistema diseñado para hacer la gestión de las relaciones con los clientes de tu empresa, mucho más fáciles.
Por supuesto, la relación con los clientes se produce en muchos niveles y va mucho más allá de una simple herramienta digital. Por eso los sistemas CRM están diseñados para convertir las tareas más mundanas y repetitivas en algo ágil e incluso automático, para que tus equipos puedan centrarse en lo más importante. Además, permiten obtener información relevante de cada interacción con clientes, facilitando la toma de decisiones y mejoras de cara al futuro.
Un CRM puede ser un software específico o un módulo que forma parte de un sistema de gestión empresarial más amplio como es el caso, por ejemplo, del CRM en Microsoft Dynamics 365.
Cómo funciona un CRM
La función principal de un software CRM es controlar todos y cada uno de los diferentes contactos que hace un cliente y registrarlos en un mismo lugar. Esto significa que independientemente de si el contacto se hace desde el departamento de ventas, desde marketing o desde atención al cliente, toda la información está guardada en la misma herramienta.
Los datos sobre clientes que se registren con cada interacción se recogen en la herramienta CRM de tal forma que todos los departamentos tienen acceso a la misma información y que dicha información está siempre actualizada.
Pero, además, los datos extraídos de los distintos puntos de contacto con cada cliente pueden compararse y contrastarse para convertirlos en información valiosa para tomar decisiones acerca de las relaciones con los clientes en todos aquellos aspectos que se consideren mejorables.
La mayoría de los CRMs son softwares instalados en la nube, como es el caso de Salesforce. El acceso remoto y ágil a toda la información actualizada sobre tus clientes es solo una de las ventajas de Salesforce y otros sistemas CRM en la nube.
Otra de las razones por las que el empleo de un CRM está más que recomendado en las empresas, es que permite el RPA o la automatización de muchas tareas repetitivas y mecánicas, liberando tiempo y recursos para que el personal se dedique a tareas que verdaderamente hacen avanzar la empresa.
Podemos concluir que un software CRM es una herramienta crucial cuya función es la unificar toda la información, nueva e histórica, acerca de los clientes con el objetivo de mejorar tanto las relaciones con dichos clientes como la comunicación interna entre departamentos.
Ventajas de un CRM
Instalar un CRM en tu empresa tiene un gran número de beneficios a nivel de organización y productividad que te resumimos aquí mismo:
Consigue clientes más fieles
Desde antes incluso de la transformación digital, una buena atención al cliente ha sido siempre una de las características más valoradas en las empresas y negocios de todo tipo. Mantener una buena relación cliente-empresa es crucial para el éxito de cualquier proyecto.
Con un CRM, puedes obtener de forma sencilla y contrastada, información sobre las necesidades y expectativas reales de tus clientes. Podrás ofrecer, no solo respuestas más rápidas y ajustadas, sino también tomar decisiones que mejoren la calidad de tus productos y servicios, ofrecer campañas de marketing de mayor impacto y construir un proceso de venta mucho más eficaz.
Toda la información en un mismo lugar
Una de las principales ventajas de contar con un sistema CRM en tu empresa es que los datos que recojan diferentes departamentos dejarán de estar segregados. El CRM recoge toda la información referente a tus clientes en un mismo lugar. Esto garantiza que todo el personal que lo necesite tendrá acceso a esa información desde cualquier lugar y en cualquier momento, pero además significa que siempre contarás con la información más reciente y actualizada.
Mejor productividad con un CRM
Utilizar un sistema CRM para gestionar toda la información sobre tus clientes te permite agilizar muchas tareas y decisiones. Además, los CRM ofrecen la posibilidad de automatizar muchas de esas tareas que tu equipo considera repetitivas y que hay que realizar de forma periódica, como pueden ser los registros de nuevos clientes o los informes de departamento.
Al automatizar todas estas tareas, a tus empleados les quedará más tiempo y energía para invertir en otras áreas de trabajo que son más relevantes y que verdaderamente impulsan el crecimiento de la empresa.
Obtén una visión general de tu negocio
Otra ventaja muy destacable de emplear un CRM es que todos jefes y directores de departamento comparten la misma información y tienen acceso a todo lo que sucede en otras áreas del proyecto. Con lo cual, todo el mundo tiene una visión más generalizada de la empresa y de cómo sus esfuerzos se coordinan con los de otros equipos para lograr un objetivo común.
Esta visión de negocio global mejora la colaboración entre departamentos, así como agiliza la toma de decisiones.
Un CRM a medida de tu proyecto
Muchas empresas se frenan antes de contratar nuevas tecnologías y sistemas porque suponen una gran inversión, un cambio muy importante y temen que al final no se haga uso de todas sus funcionalidades.
Sin embargo, la mayoría de las soluciones CRM están diseñadas de tal manera que pueden instalarse por módulos. Es decir, la empresa sólo tiene que contratar aquellos servicios que de verdad cree que va a emplear y que se puede permitir, sin tener que renunciar a, en un futuro, poder ampliar dichos servicios si se produce un crecimiento que los hace necesarios.
Como con cualquier proceso de transformación, es crucial contar con los mejores profesionales antes de aventurarse en lo desconocido. En Hiberus Tecnología somos expertos en sistemas CRM y trabajamos exclusivamente con los mejores softwares para tu proyecto. Nuestro equipo te asesorará en la instalación y uso del sistema para que puedas obtener el mejor rendimiento.
