Qué es una oficina virtual y para qué sirve

La era digital ofrece un amplísima variedad de nuevas oportunidades y formas diferentes de trabajar y de atender a los clientes y usuarios. Una de esas nuevas oportunidades son las oficinas virtuales.

Si no tienes claro qué es una oficina virtual ni cuales pueden ser las ventajas de tener una, quédate con nosotros, porque vamos a darte todas las claves respecto a este tema.

¿Qué es una oficina virtual?

Consiste en un servicio por el que se crea un espacio digital que complementa o sustituye a las oficinas físicas tradicionales. Es un nuevo modelo de trabajo que tiene numerosas ventajas, tanto para la empresa como para los trabajadores.

En una oficina virtual se llevan a cabo las mismas tareas que en una oficina corriente, pero con algunas ventajas añadidas, como la posibilidad de trabajar en remoto, sin perder la eficiencia.

¿Para qué sirve una oficina virtual?

Las oficinas virtuales son muy útiles para aquellas empresas que tienen trabajadores en distintas ciudades o incluso países, trabajando en conjunto para ofrecer el mismo servicio o producto, ya que permiten establecer la dirección fija de la empresa y obtener un número de teléfono propio en aquella localización que más interese sin necesidad de adquirir una oficina física ni que el personal tenga la obligación de acudir a la oficina.

Es decir, una oficina virtual proporciona una apariencia de más profesionalismo y aporta mayor credibilidad a las empresas que están, principalmente, basadas en Internet.

Son especialmente útiles para trabajadores autónomos que tienen su propia empresa, pero trabajan desde su domicilio o para pequeñas empresas y startups que quizá no pueden invertir en el alquiler de un espacio físico. Aunque, por supuesto, cualquier empresa o negocio puede beneficiarse de contar con una oficina virtual, sin importar su tamaño o sector.

Los negocios online que necesitan disponer de un domicilio social también pueden hacer uno de una oficina virtual y disfrutar de sus ventajas.

¿Qué servicios ofrecen las oficinas virtuales?

Las oficinas virtuales ponen a tu disposición lo siguientes servicios básicos:

• Dirección comercial profesional.
• Acceso a salas de conferencias y reuniones según sea necesario.
• Gestión de correos y telefonía.
• Asistentes virtuales, chatbots y otros servicios de asistencia diaria.

Estos servicios deberían ser los más básicos y estar siempre presentes, pero pueden verse ampliados dependiendo de la oficina virtual que se contrate.

Ventajas de una oficina virtual

Contar con una oficina virtual tiene muchas ventajas, especialmente en un momento en el que se están imponiendo los métodos de teletrabajo parcial o completo y en el que Internet permite contar con trabajadores especializados de todas partes del mundo.

• Dirección equivalente a una oficina física: Esta es la ventaja más evidente. Las oficinas virtuales permiten a las empresas que están basadas enteramente en internet o aquellas que están aún en sus inicios, obtener una dirección dentro de un área de la ciudad preferida con buena reputación. De esta forma los clientes tienen mayor confianza en que el negocio es real y fiable.
• Ahorro de dinero: Alquilar un espacio en una buena zona, disponer de todo el mobiliario y servicios, etc., supone un desembolso de dinero importante, especialmente para startups y pequeñas empresas. Una oficina virtual cuesta mucho menos dinero, por lo que ofrece la posibilidad de ahorrar en un primer momento, mientras el negocio empieza a despegar.
• Administración más sencilla: La mayoría de las oficinas virtuales ofrecen también servicios de salas de conferencias para hacer videollamadas grupales, contestadores telefónicos automáticos y gestión del correo. Esto hace que sea mucho más fácil administrar una oficina virtual que una oficina tradicional física.
• Maximizar la productividad: Los empleados pueden trabajar desde la comodidad de sus casas. Esto significa que dedican menos tiempo y energía en la conmutación desde su casa hasta lugar de empleo y pueden dedicarlo a sus tareas diarias. Descubrirás que, por ejemplo, coordinar un equipo ágil en teletrabajo, te resulta mucho más sencillo y eficiente si cuentas con una oficina virtual.
• Horarios y localizaciones flexibles: Una oficina virtual facilita que puedas tener trabajadores de todo el mundo, pero también clientes. La flexibilidad de horarios y localizaciones facilita que tus empleados puedan interactuar con clientes en diversidad de horarios y trasladarse fácilmente a cualquier punto que sean necesario.

Como puedes ver, las oficinas virtuales pueden ser de gran utilidad, tanto para empresas pequeñas como medianas y grandes de cualquier sector.

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