En la era de la transformación digital, la comunicación entre una compañía y sus empleados es cada vez más imprescindible. Por esa razón, la tendencia actual dentro de las empresas es crear un portal del empleado, una herramienta clave de comunicación e intercambio de información en una empresa. Más allá de páginas estáticas, poseen funcionalidades como agendas, blogs, servicio de mensajería instantánea u otras herramientas que permiten a los empleados trabajar de forma colaborativa.
Para crear una herramienta de comunicación interna de utilidad, es necesario que los equipos de desarrollo piensen en los empleados de forma parecida a la que piensan en el cliente final. La experiencia de usuario será tan importante aquí como la de un usuario que consulta información en un portal corporativo o un cliente que quiere realizar una compra en un ecommerce. Esta inversión se traducirá en el tiempo de uso del portal y en un aumento de la productividad de los empleados.
Qué es un portal del empleado
En una intranet corporativa, las empresas podían compartir información con sus empleados, pero ahora han dado otro paso, un paso hacia el portal del empleado.
¿Su gran diferencia? Un portal del empleado incluye elementos interactivos. Lo que antes era un portal meramente informativo, ahora ha evolucionado a una plataforma en la que todos pueden colaborar y contribuir.
Las intranets corporativas no tenían personalización, la información era igual para todos los empleados. Ahora pueden establecerse criterios de segmentación, como por departamento o por áreas de especialización, para seleccionar la información que se quiere compartir con cada grupo.
Portada personalizada en un portal empleado. Anotaciones del trabajador para la fecha, siguientes citas en la agenda, seguimiento de objetivos…
Además, la intranet social o intranet 2.0, es clave dentro de los portales de los empleados. Un portal del empleado tiene que tener funcionalidades de blog, mensajes instantáneos y demás herramientas que fomentan la comunicación entre los trabajadores.
En un portal del empleado puede crearse una red de blogs de los propios empleados o departamentos.
Ventajas de un portal del empleado
- Mejor conocimiento de la organización al compartir información como los valores de la empresa, misión, principios…
- Genera a los empleados la sensación de pertenencia a una comunidad.
- Agilizar cualquier proceso al poder consultar información directamente en el portal.
- Mejora la comunicación interna al facilitar información entre los miembros de la empresa, mejorando así también la relación entre la empresa y sus empleados.
- Posibilidad de actualizar continuamente la información, por su rapidez y sencillez.
¿Qué tener en cuenta al crear un portal del empleado?
Lo primero a tener en cuenta al crear un portal del empleado es la accesibilidad del portal y los contenidos. El portal debe ser sencillo y fácil de usar, ya que su objetivo es facilitar el trabajo a los empleados. Además, debe tener contenidos relevantes que lo hagan atractivo y útil, fomentando también la colaboración de los empleados para que saquen provecho del portal. Estos contenidos deben tener relación con la misión y el organigrama de la empresa, objetivos de la compañía, noticias, formación, ocio, encuestas, estudios, chats…
Es recomendable invertir tiempo en conocer cómo trabajan los empleados y cuáles son las herramientas que más utilizan, para descubrir las herramientas que usan y así poder incluirlas en la intranet. Será muy interesante realizar un workshop con algunos trabajadores o entrevistas en profundiad para entender como es su experiencia actual y cómo querrían que fuera en el futuro.
En el proceso de desarrollo del portal del empleado, es importante considerar las que serán las funcionalidades principales que ayudarán a obtener un ROI alto y evitar problemas que afecten a la productividad, como el desorden de documentos.
Debemos conocer también qué herramientas son las que no funcionan correctamente para conseguir empatizar con los usuarios finales del portal, es decir, los empleados. En el plan de acción, se deben arreglar los problemas existentes y controlar el diseño de la intranet para que estos no vuelvan a ocurrir.
Ideas para un portal del empleado
Estas son algunas ideas de funcionalidades que puede tener un portal del empleado:
- Apartado donde informar a los empleados de la introducción de nuevos contenidos o cambios dentro de la empresa.
- Apartado de encuestas en las que opinar sobre los productos que se crean en la empresa, y promover posibles mejoras o cambios sobre el día a día de la empresa.
- Apartado con información para que los empleados puedan encontrar toda la información que puedan necesitar para llevar a cabo sus tareas, como guías, manuales y enlaces de interés.
- Apartado con una wiki con una explicación de las políticas de la empresa.
- Apartado con un sistema de felicitaciones y mensajes personalizados (por cumpleaños, empleado del mes…).
- Apartado con información sobre cada uno de los integrantes de la empresa, donde se indique, por ejemplo, su nombre, puesto, una breve descripción y foto.
- Apartado de formación con ofertas de cursos, congresos, seminarios y ferias relacionados con la actividad de la empresa.
- Apartado para reservas las salas de reunión de la empresa.
- Apartado para solicitar vacaciones.
- Apartado con calendario laboral, donde se puedan indicar, no sólo los días festivos y laborales, sino también cualquier tipo de evento que pueda proponer un empleado y que pueda resultar interesante para el resto.
- Apartado de asistencia donde solicitar cualquier tipo de incidencia, para luego redirigirla al departamento más apropiado, ejemplo, se quiere solicitar ayuda al departamento de sistemas para que le echen un vistazo al disco duro.
- Red de blogs interna en la que los empleados y los departamentos puedan generar su propio contenido de interés.
- Espacios de trabajo para fomentar la comunicación y ejecución de tareas por parte de equipos de trabajo.
- Apartado individual de subida de ficheros.
- Apartado con una página creada por el departamento de recursos humanos con “posibles preguntas”.
- Apartado con información que sea externa a la empresa, pero que pueda interesar a los componentes de la organización, como por ejemplo información meteorológica.
- Apartado donde se analicen con estadísticas cuáles son las partes más visitadas en la intranet.
- Servicio de mensajería y notificaciones.
Es conveniente introducir primero las tareas más básicas y necesarias del portal del empleado. Poco a poco, los trabajadores irán viendo su eficacia, cómo su productividad aumenta, e irán acostumbrándose a usarlo, hasta adaptarlo a su día a día. Además, basar la experiencia de usuario en funcionalidades que ya utilizaban, creará en los empleados una sensación de familiaridad que los animará a involucrarse más en esta nueva iniciativa.
Por qué elegir SharePoint para desarrollar un portal del empleado
Sharepoint, incluido en los planes de productividad empresarial de Office 365, es la herramienta de Microsoft que permite mejorar la gestión documental de una empresa con la creación de intranets, extranets, entornos colaborativos…
Con SharePoint puedes acceder a todo tipo de información en el portal del empleado en tiempo real y desde cualquier dispositivo. Su uso es muy completo y sencillo, puedes ver todos los detalles de la creación y edición de cualquier archivo: quién lo ha creado, cuándo, quién ha intervenido, quién ha sido el último en editar… Además, su implementación es muy fácil y rápida; los tiempos se ven notablemente reducidos al ser una solución completa y paquetizada.
Ofrece una interfaz atractiva y usable para sus usuarios, adaptable a todo tipo de dispositivos.
Permite crear grupos de trabajo personalizados y editar documentos entre varios usuarios, mejorando así la comunicación interna de la empresa y la participación.
Su modo de trabajo offline también permite seguir trabajando en los archivos cuando no se disponga de conexión a Internet.
¿Por qué necesito una intranet con SharePoint?
- Para acabar con esas pérdidas de tiempo innecesarias en búsquedas y localización de documentos.
- Para no hacer un uso excesivo del correo electrónico.
- Para automatizar los procesos de tu negocio.
- Para evitar el desorden de archivos.
- Para tener acceso a todos tus archivos de trabajo en cualquier momento y desde cualquier lugar, eliminando esas limitaciones de poder trabajar solo en el puesto de trabajo.
En Hiberus Tecnología te ayudamos a elegir la tecnología más adecuada para crear un portal del empleado para tu empresa. Te ayudamos desde la fase de análisis de necesidades de los empleados hasta el desarrollo de todo tipo de funcionalidades para construir una plataforma de colaboración avanzada. Aportaremos todo nuestro conocimiento para ayudar a tus equipos a aumentar su eficiencia. Contacta con nosotros si quieres un asesoramiento personalizado.
