Innovar en el foco de la simplificación administrativa
Cuando hablamos de simplificación administrativa nos vienen a la cabeza los grandes planes y medidas de la administración. Las leyes de simplificación, los manuales de calidad, los planes de reducción de las cargas administrativas, es decir, algo muy separado de la actividad de la mayor parte del personal de las Administraciones Públicas y muy pegado a los órganos de control y de inspección. El Gobierno de Navarra está abordando la simplificación administrativa desde una perspectiva innovadora, en cierto modo opuesta a la descrita, ya que pone su foco en las acciones concretas que puede realizar su personal con la idea de que es mejor conseguir muchas pequeñas victorias a lo largo del tiempo que plantear un objetivo tan ambicioso que sea inalcanzable.
Toda la acción de simplificación parte de unas sencillas ideas expuestas por la Dirección General de Planificación, Coordinación, Innovación y Evaluación de Políticas Públicas del Gobierno de Navarra. ¿Cómo ponemos en valor todo el trabajo que se está haciendo para hacer las cosas más sencillas? ¿Cómo conseguimos meter la simplificación en la agenda de cada Jefatura de Sección o de Negociado? A través de la reflexión sobre esas ideas se ha planteado un proceso de simplificación orientado a la acción.
Liderazgo
La primera cuestión que cabría recalcar es el liderazgo en la propuesta de simplificación. El proceso se está liderando directamente desde la Vicepresidencia Primera y se está impulsando por la Dirección General de Planificación, Coordinación, Innovación y Evaluación de Políticas Públicas. Esta conjunción de liderazgo e impulso desde la parte más alta del Gobierno de Navarra está siendo fundamental a la hora de que las acciones se desarrollen con éxito.
Fruto de la implicación de las personas responsables del Gobierno de Navarra se han realizado sesiones ante el Consejo de Secretarios Generales Técnicos del Gobierno de Navarra y ante una importante representación de Directores Generales técnicos y miembros del Gobierno. Este impulso ha supuesto un primer paso para la difusión de la simplificación dentro del Gobierno y para el alineamiento de los diferentes actores internos en esa finalidad de hacer llegar la simplificación a toda la relación de puestos de trabajo del Gobierno de Navarra.
Instrumentos de simplificación
Bajo este liderazgo claro y con las competencias necesarias para realizar las acciones de simplificación administrativa, el Gobierno de Navarra se ha dotado de un Documento Marco de Simplificación Administrativa que marca las pautas a seguir y que ofrece un anclaje legal para abordar sus actuaciones. Lo positivo de este Documento Marco es que no se materializa en un largo documento de planificación estratégica para desarrollar en sucesivos años, sino que se limita a establecer el marco, los objetivos a conseguir las principales estrategias a desarrollar de una manera sencilla pero completa.
El Documento Marco de Simplificación Administrativa se orienta a la acción. Para ello, ofrece una serie de Objetivos Estratégicos y Líneas Estratégicas que simplemente son la base sobre la que concretar las actuaciones. Es decir, no partimos de un largo conjunto de deseos que se quieren realizar, sino que partimos de unos pocos objetivos sobre los que queremos impactar para conseguir simplificar. Cabe decir que la definición de objetivos es acertada, ya que apunta a los elementos clave que se ponen en juego en la simplificación: servicios públicos, normativa, organización interna, herramientas digitales y gobernanza. El éxito es doble con este planteamiento, ya que el ámbito de actuación es mucho más amplio que las iniciativas que, por ejemplo, se centran únicamente en la regulación y además permite a las Unidades Gestores ampliar su punto de mira respecto a aquello que se entiende por simplificación.
A partir de este Marco inicial comienza un proceso anual de planificación de las Unidades Gestoras que exponen qué han hecho en materia de simplificación en el último año y definen qué van a hacer en el próximo. Con esta dinámica resolvemos la primera de las preguntas inicialmente planteadas, al aflorar el trabajo realizado e introducir una dinámica de mejora continua en la planificación de las diferentes áreas.
Para resolver la segunda de las preguntas iniciales lo que se ha realizado es un Manual de Ayuda para la Simplificación Administrativa que está completamente pegado a las tareas del personal público. Si se pretende que cada funcionario o funcionaria sea capaz de incluir tareas de simplificación dentro de su actividad diaria es necesario darles una guía e indicación de qué pueden hacer. Con ello se consigue llevar la simplificación a una cantidad de personas mucho mayor que en las habituales iniciativas muy centralizadas y se impacta en la cultura de la organización.
El Manual de Ayuda a la Simplificación Administrativa también ofrece un conjunto de pregunta de autoevaluación que permiten a las Unidades Gestoras entender en qué estado de madurez se encuentran para afrontar las tareas de simplificación.
Medidas concretas de simplificación
El Manual de Ayuda para la Simplificación de los Servicios del Gobierno de Navarra ofrece ayuda en cada una de las líneas estratégicas definidas en el Documento Marco de Simplificación. De esta forma, una persona responsable de una Jefatura de Negociado, aunque en casi ningún caso vaya a ser capaz de actuar en todas las líneas, sí que va a encontrar algunos ejemplos e iniciativas que sí que va a poder hacer en su área de trabajo. Es decir, se empodera al personal público para actuar allí donde tiene capacidad. Para visibilizar el trabajo, nos parece interesante el enunciar uno de los retos de simplificación por cada una de las líneas estratégicas expuestas.
1. Rediseño de servicios públicos, procedimientos y trámites
En este caso, lo más importante sería el focalizarse en la idea de servicio como algo diferente al procedimiento administrativo. Procedimiento y servicio han de convivir, pero entendiendo el servicio como algo dirigido a la ciudadanía y el procedimiento como la forma de tramitar de la administración. En este caso se habla de integrar procedimientos relacionados, identificando los procedimientos que se tramitan independientemente pero que forman parte de un servicio único para la ciudadanía. Por ejemplo, agrupar procedimientos de altas, bajas o modificaciones en registros bajo un solo servicio.
2. Revisión normativa
En cuanto a la normativa, se pone el foco en actuaciones autocontenidas dentro del propio Gestor Administrativo. La redacción de leyes de simplificación generales que atacan a todas las áreas suele ser compleja y muchas veces inefectiva, pero si que se pueden realizar actuaciones regulatorias que afecten, por ejemplo, a nuestra línea de subvenciones. En este caso una de las propuestas es identificar procedimientos administrativos innecesarios, revisando los procedimientos administrativos para identificar aquellos que pueden suprimirse o simplificarse. Por ejemplo, la emisión de certificados puede gestionarse mediante plataformas de gobierno de datos, lo que elimina la necesidad de un procedimiento administrativo.
3. Adaptación organizativa
Difícilmente vamos a conseguir simplificar si somos las mismas personas haciendo lo mismo que hacíamos, por eso es importante preparar a la organización y contratar personas expertas en simplificación. En este caso la recomendación pasa por preparar la organización para la simplificación, revisando la relación de puestos de trabajo para incluir funciones de simplificación. Crea unidades técnicas capaces de apoyar al personal gestor en estas tareas.
4. Herramientas para la transformación digital
La Administración Digital es una fuente inagotable de soluciones a los retos en la prestación de servicios públicos, pero no hay que confundir administración digital con digitalizar sin una reflexión previa. Antes de digitalizar es necesario contar con equipos de diseño de servicios que revisen el conjunto de procedimientos y eliminen aquellos trámites innecesarios y redefinan los sistemas de información para adaptarlos a las necesidades de la ciudadanía. En este caso el Manual habla de automatizar y eliminar tareas sin valor, incorporando actuaciones administrativas automatizadas en los procedimientos. Automatiza subsanaciones y valoraciones basadas en criterios objetivos para ahorrar tiempo.
5. Gobernanza y colaboración interadministrativa
La Gobernanza de la simplificación se puede entender en muchas direcciones. Seguramente pensemos en los grandes órganos de dirección y en la coordinación administrativa, pero de cara a la simplificación puede haber otras tareas más pegadas al día a día que también requieren de una gobernanza. En este caso se pone como ejemplo el reto de gobernar la información a la ciudadanía, estableciendo protocolos claros para la publicación de información en el Catálogo de servicios y la Sede electrónica. Asegura la claridad y accesibilidad de los contenidos para reducir consultas y mejorar la satisfacción.
La acción de simplificación del Gobierno de Navarra está viva y creemos que tiene un foco claro hacia la acción y la consecución de servicios eficientes, claros e inclusivos. Seguiremos con interés cómo se desarrolla el trabajo que ya ha comenzado buscando los mejores servicios públicos posibles y apoyando con nuestra experiencia en lo que podamos.
En hiberus tenemos un área especializada en simplificación y transformación, que pone el foco en las personas que usan los servicios de la administración pública. Nuestro equipo analizará tus necesidades y te asesorará en los pasos a realizar para mejorar la experiencia de las personas usuarias y la eficiencia de los procesos. ¡No dudes en contactarnos!
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