Registro de la jornada laboral: las mejores soluciones para cumplir la normativa

Ya han transcurrido más de 4 años desde que en 2019 se publicase el Real Decreto-ley 8/2019 para regular el registro de la jornada laboral. El objetivo de esta normativa de control horario era evitar el impago de las horas extra y el uso abusivo de las mismas por parte de las empresas. Actualmente, de cada dos empresas investigadas, una no cumple la normativa. Esto ha resultado en más de 7,3 millones de euros en multas derivadas de 4.804 infracciones detectadas por inspección de trabajo en el tiempo transcurrido desde su publicación hasta mayo del año 2023.

Parece que las empresas lejos de mejorar en este aspecto incurren más veces en esta falta, ya que el pasado 2022 fue el año en que más infracciones se han registrado hasta ahora: 1.358 infracciones llegando las multas a 2,14 millones de euros.

La obligación de registrar la jornada laboral ha de ser totalmente asumida por las empresas. Muchas de ellas lo tienen puesto en práctica, no obstante, de forma defectuosa y sin cumplir con los requisitos legales. Esto conlleva que la sanción sea la misma que en el caso de que no contaran con ninguna herramienta o medio de control. Las multas que se están imponiendo por esta razón van de 750 a 7.500 euros.

En muchas ocasiones el principal problema para las empresas es decidir cuál ha de ser el sistema a implantar para realizar este control del registro de la jornada laboral en su compañía (dispositivos biométricos, tarjeta magnética, tornos…) y cómo hacérselo llegar a los trabajadores para que hagan un uso correcto del mismo.

Registro de jornada laboral: desafíos y consecuencias de incumplir la normativa

Hasta ahora muchas empresas estaban optando por no implantar estos sistemas, ya fuera por evitar el desembolso que suponía la adquisición e instalación de la herramienta o por no dejar constancia de las horas extraordinarias de sus trabajadores y verse obligados a remunerarlas.

Sin embargo, esta tendencia está llegando a su fin por dos razones:

1. Se están aumentando los esfuerzos desde inspección de trabajo para verificar que todas las empresas están cumpliendo con la normativa.
2. Ya no estamos hablando de ese tope de 7.500 euros que podía imponérseles a los trabajadores, sino que pueden añadírseles otros como las horas extra impagadas, sanciones por otras infracciones relacionadas como el derecho a la desconexión digital, esto es, el deber de garantizar la seguridad y salud en el trabajo, reflejado en la obligación de que hayan pasado como mínimo 12 horas desde el final de una jornada y el inicio de la siguiente.

Según Inspección de Trabajo una de las infracciones más comunes por parte de las empresas es realizar un registro formal, prefijado, que no se ajusta a la realidad, que simplemente busca cumplir con la obligación legal. Es decir, un falso registro de la jornada laboral, un aplicativo que prefija la hora de entrada y salida del empleado y no mide realmente la hora a la que entra y sale. De esta manera, las horas extra se introducen manualmente pudiendo desvirtuar la realidad.

Parece ser que desde Inspección del Trabajo “se las conocen todas” y en este caso las empresas no podrán seguir haciendo uso de ese recurso patrio de “la picaresca” para poder justificar el cumplimiento de la ley.

Este hecho no solo causa sanciones, sino que deteriora enormemente la imagen y atractivo de la empresa para captar y retener el talento. Según datos del INE e inspección de trabajo, en el primer trimestre de 2018, previo a la entrada en vigor de la normativa, no se pagaban el 44,2% de las horas extra. Es bastante representativo que, en el 2022, tres años después de la entrada en vigor de la normativa, el 43,5% de las horas extra seguían sin pagarse.

De este dato podemos extraer dos conclusiones. En primer lugar, las empresas todavía no han sabido desarrollar sistemas eficientes que permitan registrar adecuadamente el esfuerzo de sus trabajadores, lo cual a la larga genera un hastío al trabajador y desgaste que le lleva a abandonar la empresa. La otra conclusión es aún peor si cabe, que la empresa aboga abiertamente por no pagar esas horas, lo que haría aún más probable el abandono del trabajador buscando reconocimiento en otra parte.

Nuestras soluciones para el registro de la jornada laboral

En hiberus tecnología, nos dedicamos a abordar esta cuestión a través de dos productos principales: Sommos y KVP.

Sommos está diseñado para clientes que necesitan una gestión de la jornada laboral estándar, mientras que KVP está dirigido a aquellos que desean llevar el control de sus fichajes a un nivel más avanzado. Ambas ofrecen control de presencialidad y garantizan que el empleado ficha por las horas de trabajo efectivas.

Sommos, software de employee engagement y comunicación corporativa

Con Sommos, ofrecemos una solución integral desde nuestra plataforma que permite un control total de la jornada laboral. Esto incluye la integración de las vacaciones y los permisos en el registro de horas, todo en un único lugar.

Los usuarios pueden acceder a una vista calendarizada, resumen e histórico de los fichajes, todo ello con un sistema intuitivo disponible tanto a través de una aplicación como de la plataforma web. Esto ahorra tiempo al usuario y se ajusta a los requisitos legales con modos de fichaje configurables.

KVP, software de recursos humanos

Por otro lado, nuestra solución KVP se encarga de la planificación, el control y la gestión de las horas de trabajo, los permisos, las vacaciones y las incidencias de los empleados de forma online. Esto incluye la creación de cuadrantes operativos por servicio, centro y empleado.

Además, KVP proporciona un control adicional sobre fichajes, rondas y rutas, y permite consultar la disponibilidad de personal, gestionar alertas, alarmas, incidencias y vincular los marcajes a turnos previamente planificados.

En resumen, ofrecemos dos soluciones adaptadas a las necesidades de cada tipo de cliente. Estas soluciones permiten un control efectivo de la jornada laboral tanto para los empleados como para los empleadores, a través de una aplicación responsive y una plataforma web. Esto simplifica las operaciones diarias, agiliza los procesos de solicitud de permisos y vacaciones, y garantiza una gestión eficiente del tiempo de trabajo.

¿Necesitas un software de fichaje para tu empresa? Contacta con nosotros y te mostraremos todas las funcionalidades de Sommos y KVP en una demo gratuita para que elijas la solución que mejor se adapte a tu negocio.